第1章 从零开始-文秘办公基础.pptVIP

扫描仪 扫描仪是一种高精度的光电一体化的高科技产品，它是将各种形式的图像信息通过扫描传输入电脑的重要工具。通常将扫描仪用于信息含量较大的电脑图像的输入。从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸以及各类文稿资料都可以用扫描仪输入电脑中，进而实现对这些图像信息的处理、使用、存储及输出等操作，如下图所示。 扫描仪 传真机 传真机是现代企业及家庭必备的通信工具之一，特别是对一些从事贸易的单位来说，经常会用它收发合同、报价及产品资料，甚至复印文稿、复印身份证和扫描图案等，如下图所示。 传真机 多功能一体机 国外大多把多功能一体机定义为MFC，即具有扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总称。多功能一体机在国内出现是在20世纪80年代中后期。作为一种多功能集成的产品，更确切来讲，多功能一体机是一种综合办公工具，在完成常见办公功能的同时，它的优势是优化了功能组合，发挥了功能集成，如图下所示。 多功能一体机 光盘记录机 光盘刻录机的外观和普通光驱差不多，如要区别它们，可以看表面的标识。光盘刻录机的用途一般为刻制光盘，当然也具备了普通光驱的功能，如下图所示。 光盘记录机 手写语意输入机 手写输入笔是一种直接用手写方式向电脑输入汉字，并通过汉字识别软件将其转变成文本文件的一种电脑外设产品。也有集手写和语音输入为一体的输入设备，如下图所示。 手写语意输入机 音箱 音箱用于对声音信号进行声音还原。重现声源声音的准确性（即保真度）是衡量音箱性能的第一标准。随着声卡输出音乐质量的日益提高，中高档的音箱也从音响商店的货架上摆放到了许多人的电脑旁，如下图所示。 音箱 摄像头 摄像头主要用来进行视频图像的采集。在网络技术快速发展的今天，摄像头的强大作用不可低估。有了它，无论是视频电话、视频会议还是视频聊天都可方便实现，如下图所示。 摄像头 第一章 从零开始－文秘办公基础 了解文秘的概念 掌握文秘工作的类型 掌握文秘工作的原则 掌握电脑自动的特点与功能 熟悉电脑的硬件平台 熟悉电脑的外部平台 熟悉电脑的软件平台 电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式，并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用电脑的基本技能。 文秘及文秘工作 文秘概述 文秘的分类及工作 文秘的工作原则 1.1 文秘概述 文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。 1.2 文秘的分类及工作 行政文员 办公室文员 秘书 行政文员 行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质和技能要求如下： 能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。 同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的必威体育官网网址意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能ABC等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。 办公室文员 办公室文员的工作职责如下： ?接听、转接电话；接待来访人员。 ?负责办公室的文秘、信息、机要和必威体育官网网址工作，做好办公室档案收集、整理工作。 ?负责总经理办公室的清洁卫生。 ?做好会议纪要。 ?负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。 ?负责传真的收发工作。 ?负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 ?做好公司宣传专栏的组稿。 ?按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。 ?做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 ?每月环保报表的邮寄及社保的打表。 ?管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 ?社会保险的投保、申领。 ?统计每月考勤并交财务做账、留底。 ?管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 ?接受