采购管理（第2版）教学课件作者李恒兴第二章.ppt

第2章 采购组织 采购组织，是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。采购组织是一个基于整个企业的，负责为整个企业所有采购过程提供支持的一个中心组织，在企业中具有举足轻重的作用，无论生产企业还是流通商贸企业，都需要建立一支高效的采购团队，通过降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。 2. 1 采购组织的组建及原则 建立一个高效率的采购组织机构和组建一支高素质的工作团队，可以帮助企业有效地控制采购成本，以尽可能便宜的价格获得符合企业需要的产品。随着企业与市场联系越来越紧密，采购组织的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势，因此任何企业或机构都非常注重采购组织的建立。 2.1.1采购组织的组建 采购组织的组建，就是将采购组织应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门加以执行。建立采购管理组织，需根据企业的具体情况，深入分析采购管理的职能、任务和内容，根据采购组织的组建原则，设立采购组织相应的职能、岗位、责任和权利，选择配置合适的人员，组织一个采购管理组织。具体步骤为: 2. 1 采购组织的组建及原则 1.确定采购组织的结构 采购部门的组织结构随着企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。根据以采购为主要功能的采购部门可以有以下四种组织结构形式。 (1)产品结构式:是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一类或几类商品的组织形式。按产品结构如按主原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护和保养等类别，将采购工作分由不同的人员办理。运用这种结构形式可使采购人员对其经办的项目非常专业和精通，能够做到“熟能生巧”、“触类旁通”。这种形式适合于所需采购的商品较多、专业性较强、商品间关联较少的企业。 2. 1 采购组织的组建及原则 (2)区域结构式:是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。一般是依照物品采购来源进行区域的划分，如国内采购部、国外采购部。这种组织形式便于明确工作任务和绩效考核，有利于调动员工的积极性并与供应商建立良好的人际关系，也适合于交易对象及工作环境差异性大的企业。 (3)顾客结构式:是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类顾客。这种组织形式可使员工较为深入地了解顾客的供应情况及存在的问题，通常适用于同类顾客较为集中的企业。 (4)综合式采购组织:这种组织形式综合考虑了上述三种因素的重要程度和关联状况。稍具规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期长等情况下可以选择此种结构形式。 2. 1 采购组织的组建及原则 2.为采购组织设定岗位，配置适当的人员 在根据企业具体特点选定了部门结构形式后，根据采购具体的管理职能和组织结构，设定各个岗位，并进行部门人员的选择。设置岗位包括每一个岗位责任和权利的设置。一般来讲，采购部门的人员包括: (1)总经理:是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁负责，负责从提供服务到行政管理的各个阶段，并统管整个采购部门的运作。总经理必须在最大限度地运用资产的同时，努力降低采购部门的成本，保证满足企业供应的需要。 (2)采购科长:受总经理的直接领导，主要负责安排本科室的具体工作，并制定本科室的中、短期计划，帮助办事人员协调部门内部的工作，对内部人员实行控制和管理。 2. 1 采购组织的组建及原则 (3)助理:是科长的助手，辅助科长开展日常工作，协助科长根据具体需要制定中、长期计划，协助科长进行具体工作的安排、下属人员的监督和管理，并就与科室相关的档案资料进行整理和管理。 (4)采购人员:是在科长直接领导下的日常工作的具体执行者。主要是按照部门和各科室制定的计划来进行工作。 3.确定采购部门人员的数量 在确定采购人员职能后，就需要确定采购部门的人员数量。采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。如果涉及的工作量大，且难度较大时，成员的数量可相对多一些;如果涉及的工作量不大，且任务较轻时，成员的数量可相对少一些。通常情况下，采购部门的成员数量以能满足工作的需要为标准，太多则容易增加成本，造成浪费;太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求和完成工作任务。 2. 1 采购组织的组建及原则 4.明确采购部门的职责 采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接相关的活动，具体包括下列内容: (1)物料来源的开发与价格调查; (2)请购单内容的审查; (3)交货的稽催与协调; (4)物料的退货与索赔; (5)采购计划与预算的编制; (6