计算机应用基础（职业模块）教学课件作者周斌模块五.ppt

模块五 统计报表的建立 项目1 高效的数据录入 项目二 数据筛选 项目3 生成图表 项目1 高效的数据录入 一、数据的添加 为了更好地说明这种录入方式，以新生信息录入为例来演示其步骤。 假设某校新生入学，需要填入本校新生信息:学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等。面对全校上千名新生，直接录入的方式会使录入工作者面对大量数据时产生视觉错误，导致漏录或错录，修改起来更加耗时。而采用记录单的形式录入，不但操作简单，而且输入更加合理，从而大大降低了犯错误的可能性。 用记录单录入的操作步骤如下: (1)打开Excel，在Sheetl表中第一行输入学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等字段，如 图5-1所示。 项目1 高效的数据录入 (2)选中第一行任意一个字段名，然后选择【数据】|记录单…】命令，系统弹出【记录单】对话框，如 图5-2所示。 (3)在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建】按钮，一条新记录就录入完成，记录单对话框会自动转人到下条信息的录入，如 图5 -4和 图5 -5所示。 (4)依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，单击[关闭]按钮即可。 (5)数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行查看。 项目1 高效的数据录入 二、数据的修改和删除 通过项目1内容的学习，可以快速高效地建立数据库，但是数据不是固定的，而是需要经常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。 本节将用项目1节建立的数据库作范例，演示“修改”、“删除”等操作。 (1)打开数据库，然后选择[数据】|记录单…]命令，如 图5-6所示。 (2)单击【条件】按钮，根据要更改记录的特征，在对应标签名的文本框中输入可以判别它的条件，如 图5-7所示。 (3)按Enter键，【记录单】对话框中的各文本框将显示筛选出来的记录，如 图5-8所示。 项目1 高效的数据录入 (4)如果想删除某条记录，单击[删除]按钮，记录就会被删除，同时该记录下面所有记录上移一行，如图5一9所示。 (5)如果想更改某条记录信息，在相应文本框中输入正确的内容，按Enter键，此时信息已经被修改，如图5一10所示。 项目二 数据筛选 一、自动筛选 也许用户希望创建一个只包含自己姓名的清单，或者只想抽取来自某个班级的记录。“筛选数据”使得用户可以实现。当用户对数据表进行筛选时，其他行仍然得以保留，只是它们是不可见的。这些单元格仍然在原处，因此任何引用了它们的公式仍然继续返回正确的结果。尽管对于某些高级运用的筛选工具在Excel中被隐藏了起来，但是自动筛选功能在大多数情况中仍可以应付自如。 Excel提供的自动筛选功能可以轻松地把常规表格中用户需求的数据提取出来，同样本小节将用某单位的员工信息表作为例子来说明此功能。表格信息如图5一11所示。 项目二 数据筛选 表格中信息混杂，如果需要统计推销员信息，人工筛选是件费力的事情，何况实际工作中的数据异常庞大。那么用筛选功能就能大大提高工作效率。下面，将演示如何筛选出推销员信息。操作步骤如下: (1)选中表格中任意一个单元格，选择[数据】|筛选】|自动筛选]命令，进入“自动筛选”状态。列标题处出现一个下三角按钮，如 图5一12所示。 (2)单击“职位”下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择[推销员]选项，所有推销员信息立即被筛选出来，如 图5一13所示。 项目二 数据筛选 二、自定义筛选 通过自动筛选，大部分筛选工作可以得到解决，但是有时需要更详细的筛选信息，这就需要用到自定义筛选功能。 沿用上文的例子，如果需要找出所有经理(由于表格中有多种经理)的信息，通过自动筛选当然无法实现。所以，必须用自定义筛选。操作步骤如下: (1)单击“职位”下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择【自定义…]选项，弹出【自定义自动筛选方式]对话框，如图5一14所示。 (2)在对话框中填入如下信息，如图5一15所示。单击[确定]按钮，表中出现自定义筛选的信息，如图5一16所示。 说明:运用自动筛选后下拉列表中每个选项的意义如表5-1所示。 项目3 生成图表 Excel的强大功能不仅体现在对数据的处理上，而且它能更方便地能把枯燥的数据生成生动的图表展示给信息的需求者。 当然，图表类型对于表达的信息有重要的影响。对不同的信息，应该采用合适的图表类型来表达。下面，介绍Excel中常用的图表类型。 Exc