档案管理系统建设方案.docx

档案管理系统建设方案 （初稿） 北京建设数字科技股份有限公司二O—三年七月 档案管理系统是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的 对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信 息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档 案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。建设数字档案馆, 有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永 久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案 信息资源的社会共享。 为了提髙档案资料管理水平和使用效率，适应档案事业发展的 需要，更好地开展数字档案馆建设工作，依据国家《数字档案馆建 设指南》，结合本市档案工作的实际情况，制定本方案。 二、目标意义 2.1建设目标 基本建成一个完整、专业、易扩展的综合规划档案数字化加工 生产线和规划档案信息管理及发布平台。 2.2建设意义 2.2 建设意义 通过档案管理系统项目建设，能有效解决目前存在的问题，提 高规划档案资源的采集、管理以及利用的效率。通过与相关系统的 数据交互，提供档案信息资源的有效利用和共享服务，使各机构之 间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联。项目的建设可 以进一步提高规划档案资料管理水平和使用效率，切实提升档案管 理工作服务保障能力和水平，对促进公共档案服务能力拓展和推动 档案信息资源的社会共享具有重要的意义。 三、建设内容 基本建成档案管理系统，建立与现有其它相关系统的衔接，完 成建设目标。系统主要由档案采集子系统、档案管理子系统和档案 利用子系统三大部分组成。主要建设内容有： 1、 档案采集子系统：具备接收电子文件及其元数据、对传统载 体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能，实现批量数据 数字化及补充数据著录、扫描、挂接和电子影像的无损压缩存 储。 2、 档案利用子系统：根据档案信息的利用需求和网络条件，通 过现有网络建立档案利用窗口。实现档案查询、档案借阅、资源发 布、信息共享等功能。具体包括实现档案的智能检索借阅，提高数 据浏览的方便性和数据质量；建立数字档案馆网站，实现相关档案 信息的网上展览及信息发布、利用反馈登记等。 3、 档案管理子系统：对所接收的各类数字规划档案信息进行整 理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信 息有序化，并实施有效控制，实现对数字档案长久的安全保存。具体 包括实现档案利用情况统计、系统权限配置、系统日志管理等相关 管理功能；实现数据备份与恢复功能等等。 数据库建设 运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采 取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据 库、内容数据集（档案全文数据库）、多媒体档案数据库、电子文件 数据库建设以及通过对各类资源的整理加工，建立专题数据库等。 4.1目录数据库建设 目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特 征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排 序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的 方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档 案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立；二是通过接收电 子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成 或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补 充完善后建立。 4.2元数据库建设 保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。 元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集 方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信 息进行自动生成和适当人工添加而形成。 4.3档案全文数据库 内容数据集(档案全文数据库)是数字档案资源建设的主体， 它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、 排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式 实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会 采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档 形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系, 防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。 4.4多媒体档案数据库 多媒体档案数据库用来保存视屏、录音、数码照片等文件，通 过外部平台上提供的专业点播系统来调阅此类文件。 数字档案资源库建设应遵循以下标准规范： GB/T20163-2006中国档案机读目录格式； DA/T134994档号编制规则。 软件系统 5.1档案采集子系统 档案采集管理子系统主要完成各种类型(包括：党群工作类、 行政管理类、规划业务管理类、会计类、规划审批类、规划监察类、 测绘类、特种载体类、设备类、基建类、科研项目、规划设计成果 类等共12种)档案的著录、扫描录入数字化，并对此建立、匹