做好办公室常规事务工作.ppt

做好办公室常规事务工作 [知识目标] 1、印章的种类、样式、管理和使用要求； 2、介绍信的使用要求。 [能力目标] 能够管理印章与介绍信表 [教学重点] 印章与介绍信的管理 [教学方法]讨论法、演示法、案例法 任务三 印信管理 任务导入 天地公司在某城市开了一家分公司，经理张伟派秘书高山去办理该分公司及其各业务部门印章的刻制事项，并要求高山负责公司印信的管理工作。 任务开展相关知识 （一）印章管理和使用 印章，即图章，有时也称为“印信”，是指国家 机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上术单位 本领导人使用的名章。 1.印章的效用和地位 （1）标志作用。 （2）权威作用。 （3）凭证作用。 2．印章的式样 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。如图示： 3．印章的种类 在现实社会交往中，各级办公室使用的印章多种多样，按其性质和作用，大致可分为如下八种：正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记。 2．印章的使用 1）印章的刻制 印章刻制是印章管理工作的首要环节，必须按照国家的有关规定严格执行。 2）印章的颁发 （1）颁发前的检查。按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用印章。 （2）颁发印章。 3）印章的启用 4）印章的保管，印章应予以严格保管，主要要求： （1）专人负责 （2）妥善保管 （3）注意保养 5）用印的原则和要求 （1）首先填写用印申请单，由各用印部门负责人审查签字，经机关领导人批准后方可用印。 （2）在盖印前，必须检查有无机关或单位领导人批准用印的签字。 （3）盖印要端正、清晰。任何文件和信函的盖印，必须位置恰当。 照片要求近照、免冠、正面、清楚，不带深色眼镜，头部一般要求在1.2平方厘米以上； 加盖印章注意 钢印不得加盖在照片人的头部，更不得盖在脸上，以免凸凹作用使面部发生细微变化,影响辩认效果 加盖钢印后，照片必须印有字迹或图案，不能仅有钢印原印迹，以免仿造或自行更换照片 用印注意登记 要严格严格登记手续，建立详细的用印登记本 每次用印，都必须进行详细登记 登记项目通常包括：用印编号、用印日期、用印单位、经办人姓名、内容、批准人姓名、签署 的意见、发往何处、监印人姓名及留存材料等  （6）领导人个人名章，需经其本人或委托授权人签字同意后方可加盖。 （7）一般事务性的公文、介绍信、便 函，可用机关办公室印章 （8）部门印章使用范围，只限于上下对口业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般性的事务联系，一般情况下不行对外 4．印章的保管 一般说来，组织的印章大都交由秘书或秘书部门保管，而且秘书或秘书部门通常要管理的印章有三类：一是本组织的正式印章和钢印；二是本组织领导人的手章（也可由其本人或其委托代理人保管）；三是办公室本身的印章（它只代表本办公室的职权范围，不代表整个单位组织）。 4 4 5 1 介绍信管理是办公室的一项重要事务工作 2 3 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统 正式介绍信通常为专门印制并有编号 开介绍信要经过一定的批准手续 严禁开具空白介绍信 （二）介绍信的管理 4 9 10 6 7 8 秘书不得擅自开具发放 秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章 介绍信的批准人应在存根上做记载 一般情况不直接为下级机关人员开领导机关介绍信 凡领用介绍信者须经主管批准 （二）介绍信的使用和管理 天地分公司的介绍信由秘书高山负责管理。在使用和管理中应注意以下几点： （1）要有一定的审批手续。没有有关领导的批准，就不能开具介绍信。 （2）内容填写要真实、清楚，存根内容应与持出联内容一致 （3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回并将其粘贴在原存根。 （4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或外借、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。 （5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。 序号 发放 时间 用途 前往 单位 有效期限 使用人 批准人 领取人 介绍信发放登记表如下图所示 （四）建立完美的印信管理制度 印信管理在实际工作中具有极其重要的作用，其使用必须有十分严格的程序要求，所以，制定严格的印信管理制度是十分必要的，对于保证印信在实际工作中的规范使用，保障单位或者公司的合法利益和工作的正常运转，都具有十分重要的意义。 实战演练 公司派业务处李军到保险公司办理机动车及职工保险事宜。 任务： 1、请给李军开一封介绍信，并盖上单位公章；　 2、制作印章使用登记表，并填写好相关项目。