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公文行文规则（上） 李克实 中国人事科学研究院 副院长 前面讲到公文的体制包括外观、关联、语言，也就是说我们公文写的再好， 如果行文规则错了， 前面做的事情就等于前功尽弃。 所以公文的规则是非常严格 的，在行文时，必须按照有关规定去进行，这就是行文的规则。再有，就是它的 外观、格式也有一些要求，我想分成四个部分来跟大家介绍。 一、公文的行文规则 第一，公文的行文规则。 公文的行文规则包括条例当中明确标出的， 还有日 常工作当中经常遇到的。 那么归纳起来，大概有八个方面的行文种类。 第一种，我们叫内部管理当中的行文关系。 第二种，行政隶属关系。 第三种，业务指导关系。 第四种，业务主管关系。 第五种，垂直管理关系。 第六种，联合行政关系。 第七种，属地管理关系。 第八种，没有关联的关系，主要是企业有一些事情行为。 国有企业是参照条例执行的， 一般的社会组织和我们没有任何没有任何组织 关系的，但是又有事要联系， 要行文的， 通常是按照函或者是规定的格式文件来 进行。主要遇到的就是前面的这七种关系。 （一）内部管理关系 我们一一做介绍。 第一种叫内部管理关系， 顾名思义它的关系特征就是内部 事务的协调和管理。 在行文种类当中有一部分属于内部管理文件， 在内部， 行文 是主要的部分，函的数量也是比较多的 , 这些文件不往机关外部去发送。 比如说机关内部的党委组织的学习、 活动，行政组织的一些内务管理事项等 等，这些属于内务管理性质的，没有一种职能文件对外发出。还有一部分，就是 对外发送的职能文件，但是内部也要学习、知晓的，那么我们是内发，构成了一 个内部的行文管理关系。 职能文件内发， 一般机关专门有一个内部发文单， 按照 规定的范围登记、发放。 内部行文关系当中， 主要有两大原则， 我们把握住就可以了。 第一个原则就 是从简的原则。 内部管理文件的种类是在我们条例规定之外的， 可能种类也比较 多。如何把这些种类归并、简化，到尽可能少。不要搞的就是种类过多，比如说 有一些内刊， 建议是一个机关只有一份， 最多是党政两个方面是两份， 就是内刊， 不要搞的满天飞， 内刊多了以后效果并不好。 现在是信息化社会， 信息固然重要， 但实际上我们也面临着信息的分类和处理。 如果信息的分类处理不好， 就形成了 叫信息垃圾。同样的信息反复地重复，到处都是，反而使信息的使用效率下降， 所以说不建议我们搞过多的内刊。这是一种简化。 再有一种简化， 就是说内部发的文件不使用公文就可以解决的。 比如说口头 告知、发送短信等等，尽量地不使用公文。用非公文形式解决的，也不要使用正 式公文， 比如说一张白纸上有几个字就行了， 也不要说这是规定的体制， 因为审 问、办文的程序是很繁琐的，要尽可能地简化，包括流程上的简化。 比如说我们使用印章， 主要是对外表示公文的真实性。 在内部， 能够不使用 印章的就尽量不要使用。 当然内部行文当中， 也有一些必须有印章的， 比如说干 部的任命、免职、处分、奖励将来都要归档的。还有一些决定、决议要具有一定 的效力，就要求有印章。而一般性的工作包括会议通知，这些都可以不用印章。 第二个原则也非常重要， 叫做系统的原则。 系统的原则就是一个机关内部我 们可以看作是一个独立的行文单位、 行文机构。