公司秘书职能与职能环境建设.ppt

室外环境 室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。 机关、单位的选址要远离污 染，布局要规整合理，周围 应绿化、净化、美化。 秘书办会指的是协助领导者筹备会议、 操办会务、为会议有序进行和取得预期效果 提供服务。秘书办会主要包括会前准备、会 间服务、会后事务及在会前、会间、会后都 有大量会议文字工作和文件材料处理事务。 （二）秘书“办会”服务事务 秘书会务工作的原则： 要强调与领导者主辅配合； 要强调周密安排，有序运作； 要强调热情服务，提高效率； 要强调涉密会议的安全、必威体育官网网址； 在操办会议事务中要注重发挥参谋建 议和拾遗补阙作用； 要注重规范性与灵活性的结合。 1会务工作的原则和任务 秘书会务工作的任务： 主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管 理、会议文件工作、会议选举、会议必威体育官网网址、会议后 勤服务、会间事务、会后工作等。 秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和 提供服务，对提高会议效率，优化会议效果具有不可 低估的积极作用。 秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行 的基础性工作。 会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领 导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组 织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的 与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置 会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议 代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者 特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。 2、会前筹备 会议召开期间，必须办好以下工作： 会场签到，以便了解与会代表的人数； 会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的 安排和调整； 会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻 会议精神的依据，形成会议文件的基础； 会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情 况的文书； 会议选举； 会议总结； 后勤保障。 3、会间事务 会后工作主要包括： 草拟和印发会议纪要，以记载和传达 会议的主要精神； 清理会议文件； 组织会议代表离会，为其提供各种方 便； 搞好宣传报道，扩大和传播会议影响； 会议工作总结； 会后催办工作。 4、会后工作 秘书为领导操办事务的范围相当广泛， 大体上可分为日常事务、随机性事务和受 权理事三类。 （三）秘书“办事” 服务事务 日常事务指秘书每天都要操办的事务。 这些日常事务有着共同的特征： 具有领导工作需要的选择性； 具有操作的规范性； 具有与领导工作的主辅协同性； 具有运作的适应性； 具有服务的周密性； 1、日常事务 办公室事务管理 包括值班工作、电话记录、来信来访处理等。 　　 综合承办事务 即承办上级领导下达的各项指令、协调各部门各机构之间的工作关系。 文书处理事务 包括文书材料的收发、管理、登记、传阅、批办、传递、催办以及缮印、清退、立卷、保管等。 印信凭证的管理 秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义，懂得印章 凭证的制作、使用 和保管。 领导活动安排的内容 领导活动是指领导群体的活动，既包括领导者主 动发起的活动，又包括下属需要领导者主持或参与的 活动，还包括往来单位或社会公众要求、约请领导者 出席的活动。 由秘书部门和秘书协助安排领导活动，有利于统 筹全局，协调处理，分轻重缓急，有序安排，避免冲 突和矛盾，提高领导工作效率。 领导活动安排 秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生 的、或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事 务。 秘书处理随机事务要注重的五个方面： 要注重预防性； 要注重反应的敏锐性； 要注重整体配合性； 要注重辅助地位的制约性； 要注重沟通枢纽性。 2、随机事务 秘书受权理事，指的是领导者根据工作 的需