档案管理办法2011年.doc

PAGE PAGE 5 档案管理暂行办法 第一章　总则 第一条　为了我公司及委托单位的利益和合法权益，规范业务档案管理，以确保业务档案的安全、完整和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中国注册会计师独立审计准则》和《工程造价咨询业务操作指导规程》，结合我公司实际情况特制定本办法。 第二条　本办法所称业务档案是指我公司在进行有关审计、验资、工程造价咨询、会计咨询、会计服务、税务代理等工作（以下简称“业务工作”）中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条　由公司总经理分工负责业务档案的组织领导工作，同时指定办公室工作人员专人对本公司的业务档案进行管理。 第五条　我公司的业务档案管理人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。 第六条 我公司的业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门和行业协会的监督、指导。 业务档案的管理 第七条　业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、立卷、整理、编目、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条　各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。 第九条　业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与编号，填写卷内目录和备考表及装订等工作内容。 1、组卷：按照一个委托单位一项业务，原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，此册是第几册。 2、卷内文件材料排列顺序： 会计师事务所： （1）卷内文件目录； （2）业务约定书； （3）业务报告（正本在前，修改稿在后），管理建议书底稿及附本，会计报表及附注； （4）委托单位声明书，委托单位的未审会计报表； （5）工作计划； （6）审计差异调整表及测算平衡表； （7）业务完成后的工作总结； （8）对委托单位相关内部控制制度的研究与评价记录； （9）实施具体审计程序的记录和资料； （10）与委托单位、其他审计人员、专家和其他人员的会谈记录、往来函件； （11）重要法律文件、合同、协议和会议记录的摘录或副本； （12）与委托单位组织机构及管理层人员结构有关的资料； （13）与委托单位设立有关的法律性资料，如企业设立批准证书、营业执照、合同、协议、章程等文件或变更文件的复制件； （14）其他与完成业务约定事项有关的资料。 工程造价咨询： （1）工程造价咨询业务报告正稿（各种章、签字齐全） （2）工程造价咨询审定单 （3）工程造价咨询明细表 （4）发文稿 （5）咨询报告底稿（经项目经理签字的打印底稿） （6）三级复核底稿 （7）工程造价咨询项目校审纪录表 （8）《施工现场勘察记录》（三方签字） （9）《工程量核实记录单》（二方或三方签字） （10）《咨询业务协调会议记录》 （11）计算底稿 （12）委托人提供资料登记表 (13)委托单位报送的相关资料（签章齐全） ① 施工合同、协议书等 ② 送审工程预（结）算书 ③ 各种签证资料及其他涉及工程造价的资料 ④ 施工单位资质证书等 (14)工程造价咨询工作计划书 (15)工程造价咨询业务协议书 (16)回访记录表与总结单 (17)其它需要说明的事项 (18)工程造价咨询业务工作计划表 (19)造价咨询项目校审纪录表 3、卷内文件材料的页号编写：在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角编写页号（阿拉伯数字书写），空白页不编写页号。 4、业务档案的装订和移交： （1）装订：在装订前要除去文件材料金属物，案卷装订要牢固、整齐、美观。 （2）移交：业务部门立卷完毕后应及时将业务档案装订完好后交本公司业务档案管理人员保管，同时办理移交手续。 5、编制业务档案案卷目录：业务档案管理人员结合实际采用“分年度法”或“混年度法”，对业务档案本着便于查找、利用的原则编制业务档案案卷目录。 6、 卷内文件材料目录的格式：见附表（一） 7、 备考表的格式：见附表（二） 8、 业务档案案卷封皮格式：见附表（三） 第十条　我公司的业务档案采用“复式结构分类法”进行分类，其方法是： 按“年度——业务项目——委托单位”分类。将业务档案先按年度分开，然后每个年度下再按业务项目分开，之后每一个业务项目再按每一个委托单位分开。其中业务项目按照审计、验资、工程造价咨询、会计咨询、会计服务、税务代理、其他等进行分项。 第十一条　业务档案保管期限分为永久和定期两种。 永久档案是指具有长远使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用的档案。 定期档案是指在一定期限内具有保存价值和一定查考价值的档案。 1、定