第十八章文书档案管理制度.doc

第十八章 文书、档案管理制度 一、文书管理工作制度 第一章 目 的 第一条 为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本办法。 第二章 组织管理 第二条 公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司（工厂）的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。 第三条 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。 第三章 文书的种类 第四条 公司的通用文书有以下几种。 （1）请示：向上级部门请求、请示、批准的事项。 （2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。 （3）决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。 （4）决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 （5）批复：上级答复下级的请示事项。 （6）通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 （7）通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。 （8）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。 （9）信函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 （10）会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 第五条 公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。 第六条 文书的类别。 （1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 （2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。 （3）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 （4）普通：指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 （5）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。 第四章 文书制作要领 第七条 文书内容（以公文为例）包括以下几方面。 （1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。 （2）收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。 （3）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。 （4）正文：公文的主体部分。 （5）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。 （6）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。 （7）公文印章：加印在发文日期中间。 （8）密级：必威体育官网网址文件注明密级。 （9）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。 第八条 用纸格式。 （1）国内公文用纸用16K型（26cm×18.4cm），涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）。 （2）图文区：国内用16K型（23.3cm×14.9cm），国际标准用A4型（27cm×17.5cm）。 第九条 印装格式。 （1）公文均采用横书横排。 （2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。 （3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。 第十条 版面格式：首页采用文头。 第十一条 公文行文原则。 （1）上行文原则。 ①逐级行文，即下一级行文给直接上级。 ②多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。 ③越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。 （2）下行文原则。 ①逐级行文。 ②多级同时行文。 ③直贯到底行文。 （3）平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。 第十二条 文书的署名。 （1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。 （2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第十三条 文书的盖章。 （1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。 （2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。 （3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。 第十四条 文书制作注意事项。 （1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。 （2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。 （3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。 （4）对请示提案文书进行修改时，修