第十一节档案管理实施细则.doc

PAGE 档案管理实施细则 1.工作流程 1．1熟悉档案编制办法和设计图纸，划分检验批。 1．2监理机构召开档案管理专题例会，布置档案管理的具体要求。 1．3在工程进程中形成工程档案。 2．工作的控制要点及目标值 2．1对施工单位报验的检验批及分项工程，检验合格后，在48小时内返还签字后的资料文件。 2．2所有报验/检验表格，必须按国家和地方规定，采用标准制式表格。当地方有特殊表格时，应优先采用地方规定的表格（沈阳市有17个专用表格）。 2．3形成的各类文件、资料，原则上采用电子文档形式。 3．工作的方法及措施 工程档案与工程进度同步形成，对施工单位形成的档案定期进行检查，对达不到要求的及时进行纠正，具体通过《监理工程师通知书》、工程例会等形式进行。 4.工程档案编制的有关规定 4.1工程档案归档原则及分类 4.1.1工程档案归档原则 根据国家工程档案归档的规定，档案归档不重复。故工程档案归档由建设单位、监理机构和施工承包（含专业分包）单位分别进行归档。 特别需要注意的问题：各种档案在编制中要保证真实性、准确性、时效性和标准化。 真实性：实事求是地反映工程过程中的真实问题，不能弄需造假。 准确性：文字内容的描述应该简单明确。不能以文字描述的应以工程简图表述。 时效性：必须严格遵守工序的真实时间。各种文件应该按照时间顺序和形成的时间编号归档，特别是涉及投资控制的文件。 标准化：采用标准通用制式表格。 4.1.2工程档案分类 总体分为建设单位（A表）、监理机构（B表）和施工单位（C表）三大类。 具体每一类中可划分为：管理类、技术类和竣工档案类。其中，建设单位和监理机构的基本为管理类。施工单位的档案上述三类均有。 管理类：各种施工方案及技术措施、施工合同、设计及技术变更和洽商等用于指导施工作业的文件资料。该部分内容不仅是指导施工作业，同时对经济指标会产生影响。 其中： ①施工组织设计。应该由所在总公司的总工程师批准签字（当有分公司时应增加分公司技术负责人的签字），编制、审核、批准三级签字手续应齐全。 国家有安全规定的七大施工专项方案（①基坑支护与降水工程、②土方开挖工程、③模板工程、④起重吊装工程、⑤脚手架工程、⑥拆除、爆破工程、⑦施工临时用电）应由所在总公司的总工程师批准签字（当有分公司时应增加分公司技术负责人的签字），编制、审核、批准三级签字手续应齐全。且应按照国家规定进行专家评审。 采用新材料、新技术、新工艺的除应提供有关的技术鉴定报告外，所编制的特殊专项方案，应由所在总公司的总工程师批准签字（当有分公司时应增加分公司技术负责人的签字），编制、审核、批准三级签字手续应齐全。且应按照国家规定进行专家评审。 ②专项施工方案及施工技术措施。由项目技术负责人批准。编制、审核、批准三级签字手续应齐全。 ③现场发生的设计变更及技术洽商。应有施工单位项目技术负责人、设计人、总监理工程师、建设单位现场代表（按依次顺序）签字。 该类文件，施工单位自身填写的内容可以全部采用机打。 ※④商务性文件，若建设单位有规定，必须签字时，执行建设单位的规定；若建设单位没有规定，施工单位自身填写的内容可以全部采用机打。 技术类：主要是反映施工过程的各种技术文件，特别是对工程的安全、质量、功能各方面作出是否合格的内容。 竣工档案类：主要是竣工图纸和有关的技术类文件。 上述的具体内容国家和地方均有详细的目录清单。 4.1.3文件的传递与必威体育官网网址 1）文件的传递。常规情况下，各单位应该设置专职（或兼职）文件管理人员。凡文件传递均提交给文件管理人员，再由文件管理人员下发至直接责任人。 一般的行政文件，当需要回复时，应该在3个工作日以内进行回复。当不能回复时，应该及时作出文字解释，提出预计回复的初步时间。 涉及到多个部门的商务性文件，请执行合同约定的时间。 2）文件的必威体育官网网址。凡用于本工程（含技术、商务及有特殊要求）的文件，只限于专递到直接责任人。未经同意不得任意传递，违者将追究法律责任。 非本工程未经允许，不得使用任何带有必威体育官网网址性质的文件，违者将追究法律责任。 4.1.4文件的形式 1）优先采用电子版文件，文件管理员，在接到电子版文件后，应及时对已接收的文件进行确认回复。3个工作日以内未进行回复的视为确认收到。 2）当对有与影响合同范围内容不同的问题时，应提供书面文件。 3）当一方由于工作紧张不能及时下发文字文件的，另一方应该以反确认形式发出文字文件，请求对方予以确认。 4.2表格申报数量。 4.2.1各种表格申报的数量如下：各种上报监理机构的报验审核表一式4份，其中监理机构留存3份，返还施工单位1份；各种检验批、隐蔽及功能性检验纪录一式3份；分部（含地基验槽、基础验收和结构验收等）工程以上各种检验纪录应不少于一式7份。 4.2.2有需要双控原材料报验的有关规定。原材料进场