巧用制作会议座位表.pdf

大型会议座次图等证表卡 生成步骤 1 目 录 一、 《座次图》自动生成模块 ……………………………… 03 二、 《签到索引表》自动生成模块 ………………………… 11 三、桌牌自动批量生成模块 ……………………………… 13 四、《出席证》自动批量生成模块 ………………………… 16 五、 《合影站位图》自动生成模块 ………………………… 19 六、 《宴请就座图》自动生成模块 ………………………… 21 七、本系统的优越性 ……………………………………… 24 八、其他技巧 ……………………………………………… 25 结束语 ……………………………………………………… 25 2 大型会议座次图等证表卡 自动生成系统 对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参 加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织 地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避 免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次 顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。 传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在 这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大 多数情况下， 参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的， 每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推 倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发 《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作量翻倍。对个 人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言， 将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在 群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。 本文要介绍的方法，可以实现三个功能： 1. 当参会人员名单基 本确定时，自动生成《座次图》 ；2. 当参会人员名单变化时，自动更 新《座次图》 ；3. 自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》 、 《宴请就餐图》、《签到索引表》，批量且按顺序自动生成“桌牌”和 “《出席证》”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。 简言之， 只 要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动 生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。 3 一、 《座次图》自动生成模块 （一）原理 传统方法的原理 本文所介绍方法的原理 《座次图》自动生成模块的原理，可以概括成“位臵—编号— 人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号， 将相同编号 的人名与座位建立一一对应联系，使人名