名片管理制度课件.doc

名片管理制度 一、总则 1、为规范管理行为，维护公司形象，强化对外公关形象的塑造特制定名片 管理制度。 2、集团公司、分公司（学校）行政人事部（管理中心）为名片职能管理部 门。 二、名片格式： 1、纸张：纸质为 XX 纸，硬度为 XXg ，LOGO 为 X 色。 2、尺寸：XX*XXmm 3、字体： 4、式样如下图 三、名片印刷 1、因工作需要以下岗位具备名片印制申请资格： （1）公司 XX 级以上人员 （2）市场 XX （3）分公司（学校） XX （4）其它岗位确因工作需要印制名片的，需行政人事部（管理中心）经理批 准。 2、行政人事部（管理中心）统一负责名片的印刷业务，任何人不得擅自印 刷。 3、如因工作需要印制名片，须填写《名片制作申请表》经部门负责人审批。 4、经部门审批同意后的申请表须交至行正政人事部（管理中心）检查并确 认申请人所属部门、职位的中、英文信息等，并报人事行政部经理（管理中心负 责人）审批后安排印刷；因工作需要经 XX 批准，可以使用比实际较高的职务头 衔，但不享受其待遇。 5、行政人事部（管理中心）名根据《名片制作申请表》内容，通知印刷厂 按照要求进行印制； 6、印刷公司根据所提供信息做出名片小样并交回行政人事部（管理中心） 进行核对名片上的版面与要求是否完全相符， 信息准确无误并签字确认后方可印 制，以防止由于未确认而产生费用损失； 7、印刷公司交货时，行政人事部（管理中心）应严格检查名片的版式规格、 数量、内容信息均确认无误时， 方可收货并安排付款； 如因印制公司工作失误而 产生的问题，例如：颜色不符、文字错误、纸质问题等，不予接受，要求印制公 司重新提供； 8、印刷数量： （1）正式员工：管理人员印制数量： 1 盒/人/次，备用数量： 1 盒/人； （2）销售人员印制数量： 1 盒/人/次，备用数量： 1 盒/人； （3）未转正员工：印制数量： 1 盒/人/次，备用数量：零； （4）遇在大型展会、研讨会、客户寻访等名片大量消耗的情况，要提前准 备；数量根据实际需要情况具体对待。 四、备用保管及保留 1、每位员工不同时期不同版本的名片，行政人事部（管理中心）要保留一 张以备查； 2、每位员工备用的名片由行政人事部（管理中心）统一保管，员工需要时 填写申请并到人事行政部（管理中心）领用， 名片使用部门根据库存情况定期提 出备用名片的印制申请； 3、名片更新：名片中信息发生变化时，需立即更新印制新的名片。 4、版面、 Logo、公司联系方式、重要信息变更：如需进行变更，必须经集 团行政人事部同意后，方可由行政人事部（管理中心）收回所有旧名片，印制新 版名片发放使用；当名片上任何信息将有所变动，未确定之前， 仍然沿用旧的信 息； 5、个人职位信息变更：员工因职位变更或工作性质需要重新印刷的，需进 行重新申请。 五、名片作废及处理 1、作废名片一律由行政人事部使用碎纸机处理，包括以下情况： （1）员工离职，由行政人事部收回其名片处理； （2）名片已更新，使用人应将旧版名片上交至行政人事部收回处理。 六、附则 1、本制度适用于集团公司及辖下各子公司。 2、本制度由集团公司行政人事部负责解释。 3、本制度自 XX 年 XX 月 XX 日起生效。