审计档案管理流程_20120716.doc

审计档案管理流程 文件编号：LA-NS-014 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 8 页 审计档案管理流程 1目的 本文件规定了六安市郊区农村信用合作联社（以下简称“本联社”）审计档案管理的流程及控制要点，旨在规范管理审计档案，确保审计档案的真实性、完整性。 2适用范围 本文件适用于本联社内部审计部门各种纸质和电子档案的管理。 3定义、缩写与分类 3.1定义 审计档案：是指内部审计部门在实施审计项目和非现场审计中直接形成、具有保存价值、以纸质或电子介质形式存在的历史记录资料。 3.2缩写 无。 3.3分类 1）按其内容不同分为业务类档案和文书类档案。 业务类档案包括：审计事实与评价、分项目审计报告和总体审计报告、审计意见书、处理决定、被审计单位反馈意见及整改报告等结论性资料；审计工作底稿及取证材料附件等证明性资料；审计通知书、审计方案等立项性资料；进（离）场会谈记录、资料调阅清单、调查问卷及反馈材料等备查性资料。 文书类档案包括：规章制度、实施细则、规划计划、工作总结、会议记录、专题报告、通报及其他资料等。 2）按保管期限分为永久性档案、长期性档案和短期性档案。 永久保管档案包括：审计制度、规范、操作流程、管理办法等；离岗、离任、履职审计资料；重点监控单位和重大审计项目的资料；档案登记、移交、销毁清册等。 长期（15年）保管档案包括：项目审计资料；上级重要文件；年度审计工作总结、审计报告、审计工作计划、审计报表等。 短期（5年）保管档案包括：审计会议、学习培训记录及材料等。 3）按其保存介质不同分为纸质档案和电子介质档案。必须作为纸质档案保管的有审计方案、事实确认书、事实与评价报告、审计报告、处理建议书、审计意见书等。 4职责与权限 部门/岗位 职责与权限 不相容职责 内部审计部门/总经理岗 1）负责指导、监督档案管理； 2）负责档案调阅审批、档案移交的监交。 内部审计部门/综合管理岗 1）负责收集、整理现场审计岗、非现场审计岗移交的档案； 2）负责收集日常文书、文件及其他非审计项目需要归档的材料； 3）负责档案的登记、保管、调阅、移交。 内部审计部门/现场审计岗 负责现场审计档案的收集、整理、装订、立卷。 内部审计部门/非现场审计岗 负责非现场审计档案的收集、整理、装订、立卷。 5原则与基本规定 5.1原则 1）谁审计谁立卷原则。审计项目负责人对审计项目档案的规范性、完整性负责。明确专人负责对审计过程中应入档的资料进行收集、整理、装订和立卷，边审计、边收集整理，做到审结卷成，及时归档。 2）一事一卷原则。一个审计项目的档案材料立成一卷或数卷，序时性审计项目按被审计单位和年度立卷，将需立卷归档的档案材料按立项性、结论性、证明性和备查性文件材料的顺序立卷装订。 3）完整精炼原则。“完整”是指每一个年度开展审计项目形成的审计档案要收集齐全；每一项目所产生的审计档案要收集齐全；每一案卷内重要文件的全部记录要收集齐全；“精练”是指在立卷时要严格按照审计档案的保存价值决定取舍。审计文书类档案与业务类档案不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料、不重要的文件修改稿不必归入审计档案。 4）安全性原则。配备专用档案柜，档案管理人员定期对审计档案保管情况进行检查，确保审计档案的安全。 5.2基本规定 1）审计档案收集整理。审计人员应及时收集与审计工作有关的资料。项目审计档案按照审计流程及资料主次关系排列整理：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后；审计日记以人为单位按照审计组组长及审计组成员顺序排列，可以单独立卷和存放。 2）审计项目立卷。审计资料应按审计项目立卷，同年度的案卷按照时间顺序排列。采用“年度－单位－保管期限－审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致。 3）审计档案登记。建立审计档案登记、统计制度，登记审计档案项目年度、项目类型、项目种类、项目名称、项目编号、项目来源、被审计机构号、被审计机构名称等内容。 4）审计档案保管。内部审计部门应根据本联社档案管理制度要求管理审计档案，明确一名综合管理岗岗位负责审计档案日常管理工作。 5）审计档案移交。审计人员移交审计档案、档案管理人员变动以及向本联社档案室移交均应办理交接手续。审计组应于审计项目总结阶段结束后一周内移交审计档案；审计部门应对本年档案进行全面核对，并在次年一季度向本联社档案室移交。 6）审计档案调阅。调阅审计档案应办理登记手续。因工作需要外借或复印、拍摄的，应经单位负责人批准，需要摘抄的，应事先征得档案管理人员同意；外部调阅时，