电子文档管理与实用技巧.PPTVIP

电子文档管理与技巧 总部：Jogger 2006年8月29日 培训目录 文件命名及存档管理 文件打印前的准备工作 打印选项缩放功能的使用 其它注意事项 1、文件命名及存档管理 1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理 1.1 文件命名及保存 1.1.1 文件命名及保存的常规样式 Word文件命名样式 Excel文件命名样式 文件命名后的正确显示样式 错误的文件命名样式 1.1 文件命名及保存 1.1.2 注意事项： 文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失 1.2 文件的基本内容 1.2.1 文件内容： 文件名 创建人 创建/修订日期 1.2 文件的基本内容 1.2.2 注意事项： 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间”直接输入 1.3 自动存档的正确设置 1.3.1 Word自动保存样式设置 点击下拉菜单“工具”--“选项” 打开“选项”后，选择“保存”对话框 选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好自已所需的时间 单击“确定”按钮 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel自动保存样式设置 选择菜单“工具”--“加载宏”，系统弹出“加载宏”对话框 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复选框 单击“确定”按钮 选择“工具”--“自动保存”，系统弹出“自动保存”对话框 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel自动保存样式设置 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔 单击“确定”按钮 注意事项： 清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确认后，才能继续编辑，以免影响工作效率 1.4 文档分类管理 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文档名，同时创建 “培训”文件夹 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文件夹中 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键盘输入第一个字母即可找到对应的文档 2、文件打印前的准备工作 检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致） 检查打印设备是否连接且正常工作 最终打印时必须进行打印预览 注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑 3、打印选项缩放功能的使用 3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤 说明： 打印预览时，如发现文件部分超边（即超页）或需打印在一页时，可使用此项功能。 3.1 Word的操作步骤 3.1.1 操作步骤： 选择【文件】菜单下的【打印】命令； 在打开的“打印属性”设置框中，单击“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。 3.1 Word的操作步骤 3.1.2 注意事项： 默认状态下，打印机选中的是“无缩放”类型；且“每页的版数”无须改变； 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改变文档整体比例，并不能改变页数。 3.2 Excel的操作步骤 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设置项处的对话框； 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按钮直到显示理解效果； 单击“确定”按钮。 4、其它注意事项 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.2 妙用“格式刷” 4.3 如何设置“页眉与页脚” 4.4 在WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.1 更改前样式 即系统默认格式，C:\Documents and Settings\user\My Documents 4.1.2 更改后样式 更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为“D:\My Documents”或“E:\My Documents” 4