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(二)分类方法 档案分类法,也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等。 1. 年度分类法 根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。 2. 组织机构分类法 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类,即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。 3. 问题分类法 也称事由分类法,就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。 4. 门类分类法 按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别,文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。 5. 职能分类法 是问题分类法的一种,按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。 全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法等。 (三)分类方案的编制 1.机关全宗分类方案的编制: 分类对象:本单位形成的全部档案 分类方法: 2. 企业全宗分类方案的编制: 《工业企业档案分类试行规则》规定:工业企业档案分类设置十个一级类目。 四、档号和目录的编制 (一)档号编制原则 档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。是存取档案的标记,并具有统计监督作用。 档号的编制原则: 1. 唯一性原则 2. 合理性原则 3. 稳定性原则 4. 扩充性原则 5. 简单性原则 (二)档号的结构 1、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号 ××××-×××-×××-××× 适用于档案馆(室)对文书档案的编号 2、全宗号 - 类别号 - 案卷号 - 件、页(张)号 ××××-×××…n - ××× - ××× 适用于档案馆(室)对各类档案的编号 3、类别号-项目号-案卷号-件、页(张)号 ×××…n -×××…n - ××× - ××× 适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号 《归档文件整理规则》颁布实施后,又出现了两种新的档号结构: 全宗号-年度-机构(问题)代号-保管期限-件号(××××-××××-×××-××-×××××) 全宗号-保管期限-年度-机构(问题)代号-件号(××××-××-××××-×××-×××××) (三)档号的编制方法 档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。 (1)全宗号 全宗号的格式是: 全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 2. 案卷目录号:以三位阿拉伯数字标识,根据全宗内档案整理状况设置。 3. 类别号:由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。一般不超过三级。 4. 项目号:是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 5. 案卷号:用三位阿拉伯数字标识,同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号。 6. 件号:用阿拉伯数字标识。 不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号,每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。 按照《归档文件整理规则》整理的档案,同一个类目下的文件按排列次序流水编号。 7. 页(张)号:页(张)号用阿拉伯数字标识,卷内文件各页(张)按排列次序流水编号。 第三节 档案鉴定 一、档案鉴定概述 (一)档案鉴定的内容 档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程 (二)档案价值鉴定的原则 档案价值鉴定,必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的观点,判定档案的价值。 1. 从国家和人民的整体利益出发: 2. 全面的观点: 分析内容特征、文件的来源、形成时间等因素 分析档案材料的整体作用和个别价值 社会对档案的需求 3. 历史的观点: 4. 发展的观点: (三)档案价值鉴定的标准 1. 自身属性标准:指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准,包括: 职能标准:不同级别的机关,永久档案所占比例不同。 来源标准: 本机关形成的文件材料应是保存的重点。 内容标准:强调档案内容的重要性、独一性和时效性。 形式特征标准: 2. 社会需求标准:包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。 3. 相对价值标准:指被鉴定的档案与其他档案和保管费用之间相比较而存在的价值。 二、档案保管期限表 就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种指导性文件,它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。 (一)档案保管期限表的类型 1. 通用档案保管期限表(又称标准档案保管期限表) 2. 专门档案保管期限表 3. 同系统机关档案保管期限表 4. 同类型机关档案保管期限表 5. 机关档案保管期限表 *各种类型的档案保管期限表不能缩短标准档案保管期限表所规定的保管
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