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文档管理 能够提供并利用档案 (档案利用) 能够编写档案参考资料 能够管理电子档案 档案利用 p214 档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求工作。 包括：提供档案利用和利用档案。 提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务。 利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。 P119.67 P82.33 档案利用的要求 (实务 ) 4 依法开展利用工作 1 2 3 主动、及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期的重点工作、重大活动， 并据此开展档案利用 档案利用 档案利用是档案工作的目的和出发点。p215 利用工作是档案工作的根本目的和中心任务。p217 有效的开展档案利用工作，要掌握利用者的需求（档案需求）。p215 档案利用需求分析 决策人员（概括性、综合性、可靠性强的高层次档案信息；政策性文件和分析论证材料；工作活动方面的历史信息） 1 2 基层管理者（具体实用的档案信息；业务方面的档案信息； 对工作有借鉴作用的档案信息） 3 科研人员（某一个或多个相关主体的档案信息；完整、准确、 系统的成套性专题档案材料） 4 工程技术人员（针对性强、内容具体的档案信息；专利文献和 标准化材料；同类项目或同行业的档案信息） 档案利用方式 （实务） 4 阅览室提供利用 1 5 2 3 档案外借（将档案借出档案室阅览利用，不准转借） 制发档案复制本（类型：副本、摘录 复制方法有：复印、手抄、打字、印刷、摄影） 制发档案证明 （必须加盖公章） 提供咨询服务（一般性、专门性咨询；事实性、知识性； 　　　　　　　　　专题研究性、情报性） 6 7 印发目录（内部印发、外部交流） 档案展览(按主题陈列，一般使用复制件) P122.116 P87.123 档案参考材料的编写 真实、准确、实用，注意档案的必威体育官网网址性 1 2 3 问题集中，内容准确，文字凝练，概括性强 选择准确、典型的材料 档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所存档案综合而成的可供人参考的档案材料加工品。 编写要求： 档案参考资料的种类 4 大事记 （由大事时间、大事记述组成） 1 5 2 3 组织沿革（编写体例：编年法、阶段法、系列法） 统计数字汇集（反映一个单位、系统或某方面基本 情况的数字材料） 会议简介 科技成果简介 6 7 企业年鉴 企业史志 P85.86 P84.63 档案参考资料是根据一定的专题对档案材料加工编写而成 1 2 档案参考资料属于三次文献 注意事项 优点： 不用翻阅大批档案，就可以简明地得到所需材料 电子档案特点 （p220） 2 3 对电子技术和设备的依赖性 信息的可变性 7 4 非人工识读性 1 5 信息与载体的可分离性 信息的可共享性（不受时间和空间限制） 6 多种信息载体的集成性 P122.120 P98.113 p82.36 电子档案：计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动 的原始记录 电子档案的种类 p220 2 3 数据文件（数据库形式存在） 图形文件（静态图形文件） 4 文本文件（文字文件、表格文件） 1 5 图像文件（画面、照片） 声音文件 6 7 多媒体文件 命令文件（语言编写程序） 按照电子档案的 存在形式划分 电子档案的种类 2 3 支持性文件 辅助性、工具性文件 主文件 1 按照电子档案的功能划分 电子档案管理的要求 1 真实性 2 完整性 3 可读性 p120.91 电子档案的归档 p222 1、物理归档 集中传输到载体上，向档案部门移交 定期归档 2、逻辑归档 档案部门通过网络接收、控制与管理。 实时归档 电子档案有文本文件、图形文件、图像文件 归档方式和时间： 归档要求 p223 齐全完整 1 真实有效 2 整理，填写《归档电子文件登记表》 3 电子档案的保管 p224 禁止用手直接触摸载体表面 1、存放方式：垂直放置 磁性：温度 15-27 湿度40%-60% 光盘：温度14-24 湿度45%-60% 每年进行检查登记 防尘、光、火、磁、有害气体 2、库房温湿度控制 3、预防有害因素 4、检查保存记录 电子档案利用 p224 （多选题） 出借 电子阅览室 复制