成都铁路局会计档案管理制度.doc

成都铁路局会计档案管理制度 总　则 为加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案，根据财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）、《中国铁路总公司会计档案管理实施办法》（铁总财〔2016〕266号）等有关规定，结合成都铁路局（以下简称铁路局）实际，制定本办法。 本办法适用于铁路局及所属单位（运输单位、非运输企业、国铁建设指挥部及其他子公司等，以下统称各单位）。 本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 各单位档案部门负责管理本单位的会计档案。未单独设置档案部门且无档案工作人员的单位，其会计档案按规定由其上级（主管、主办）单位、第一大铁路股东、实际投资管理人或指定的铁路单位档案部门管理。委托其他单位代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 各单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案真实、完整、可用、安全。 会计档案的归档内容 下列会计资料应当进行归档: （一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。经济合同、工资单等按原始凭证保管。考勤表、计工表在财会部门的，应随工资单一起保存；在劳资部门的，则不作为会计档案保存，但由劳资部门出具的夜班天数、加班时间等原始凭证应与工资单装订在一起。 （二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。 （三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。编制合并财务会计报表的单位，包括个别财务会计报表、合并财务会计报表、合并工作底稿；编制汇总财务会计报表的单位，包括汇总财务会计报表、本单位和所属单位的财务会计报表。 （四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 财务会计报表注册会计师审计报告与财务会计报告一并保管。 铁路单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 同时满足下列条件的，经铁路局财会、档案部门认可，各单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案: （一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输； （二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序； （三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系； （四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； （五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； （六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 经铁路局财务、档案部门认可，满足本办法第九条规定条件，各单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。 各单位形成电子会计档案前应以正式公文向铁路局财务、档案部门提交申请，经批准后方可执行。 会计档案的整理归档 财会部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制“会计档案保管清册”（一式两份）。 会计档案的整理，按总公司会计基础工作规范有关规定执行。 纸质会计档案一律用盒装，不同年度、保管期限的会计档案不能装入同一档案盒。会计档案整理装盒时，应附“备考表”，每卷纸质归档文件均要加盖“会计档案归档卷位戳”。 具体要求见《会计档案归档整理规范》（附件2）。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财会部门临时保管一年，再移交档案部门。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案部门同意。 财会部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。保管期满之后，于次年六月底前移交给档案部门，保管清册一并移交。 财会部门在办理会计档案移交时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册 ”一式两份。交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份。 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊