流程图和绘制方法.ppt

流程图的绘制方法 生活中的一条原则：如果一件事情我不能在5分钟之内解释清楚，我就不会去使用它。 　 ——菲利普·克罗斯比 1．流程图的通常画法 ——矩阵式流程图 2．流程图的层次 第一个层次是公司级的。即全公司的主导业务流程、公司的决策流程等。 第二个层次是职能部门的。例如人力资源管理、财务管理、审计、生产管理、计划管理流程等。 第三个层次是某一个部门内部的。例如人力资源管理中的员工管理、薪酬管理、培训管理及考核管理流程等。 3．流程图的编号 公司代号——×（表示第×个层次）——×××（表示第×个层次的第×××张图）。 编号为管理信息化提供依据。 在ERP等系统里，编号代表节点。 节点一定要有编号，而且这个编号是唯一的。 流程图下面要注明公司名称、编制单位、编制人和密级。 标明流程图的页数。 注明流程的主管部门。 4．图示方法 A、流程图不要太复杂，一般只用三种 图形： 第一种图形　椭圆，只表示开始和结束两个节点。 第二种图形　矩形，表示任务。 第三种图形　菱形，表示判定。例如审批这种环节都用菱形。 B、进口、出口与交叉 通常矩形和菱形都要求有进口和出口，如果只有进口没有出口，或者只有出口没有进口，都说明流程图有问题。 一些工作做完以后，并不一定和其他人有关系，就要用一条曲线表示结束。例如某计划总裁批准后，交档案室存档，就要用虚线和表示结束的椭圆形连接。 两条线交叉时用拐弯的箭头，表示两条线并未相交，不存在节点。 5．管理标准和管理表单 管理标准是一种表格，与流程图相匹配，是对流程图的解释。 第一栏是任务名称。 第二栏是跟流程图对应的节点。流程图中不明白的地方，依据节点查管理标准。 第三栏是任务程序和重点，也是最核心的一栏。 管理表单就是对各种管理工作规定的规范化表格。设计表格时要考虑与管理信息化系统相关联，要有节点号。 【本讲小结】 流程再造的过程分成两大阶段：第一阶段是对原有流程的描述；第二阶段是实施改造，提高运行效率和经济效益的阶段。对于刚刚建立的新公司，叫做流程的设计。 流程图有很多模式，但大家要习惯于本讲推荐的这种规范化的模式。首先学会读懂流程图，根据节点和节点间相互关系，还原业务流程。在绘制流程图时，注意完整性、简明性和便于计算机操作原则，学习利用流程图的标准图示，按照层次将流程描绘清晰。在确定最终流程之前，有必要反复试用，根据反馈及时修改和调整流程。 现有流程的诊断 不是他们找不到解决问题的办法，而是他们不能发现问题所在。 —格罗弗·克利夫兰 关键流程及增值活动 选择关键流程 每家企业都有一些特有的管理习惯，并非所有的流程都有问题，可能只有部分流程存在问题，而有较大问题的流程称为关键流程。 绩效的低下性——流程运行效率很低，直接影响其它流程正常运行。 位置的重要性——某流程对企业来说很重要，就要很好地对这个流程进行检查研究。例如企业的决策流程非常重要，就一定要建立科学的决策程序。 落实的可行性——流程改进之后，应该较容易落实，很快给企业带来效益。 符合以上三个原则的流程叫做关键流程。 1．绩效表现与重要性的矩阵 横坐标表示绩效，纵坐标表示重要度 第一象限重要度最高，绩效又最低，该流程一定要改造。 第二象限绩效高，重要度也高，需要保持目前状态。 第三象限重要度低，绩效也低，可以不管。 第四象限绩效很高，重要度很低，也不是太重要。 2．流程对顾客的重要性矩阵 　横坐标表示流程对顾客的重要性，纵坐标表示实施再造的成本。 第四象限对顾客非常重要，实施成本也很低，应该先做。 第二象限虽然对顾客很重要，但是实施再造成本很高，可以暂时不实施。 上述两个矩阵是一种思维方式。任何两个因素都可以做成矩阵，然后进行比较。两种方法都可以通过打点来确定。 3．值与非增值活动 　据统计，流程中增值的活动通常不到10%，其余近90%属于非增值活动。这些非增值的活动不能随便删除，否则流程本身的有序性就被破坏了。正确的做法是将增值活动通过提高和改造，重新组成一个更加有效的流程，尽量把非增值的活动减到最少。 现有流程的诊断过程 【案例】某服装公司的业务流程是： 这个流程的关键点需要通过市场销售情况来进行分析。流程中有很多工序，应该说都可能成为关键点。 主要分析市场的选择性。如果该厂在未进行市场分析的情况下把布全都染成了黄色，也许只能卖掉10%，造成很大的经济损失，这时候就可以将染色作为关键点，对流程进行改造：裁剪完了根据市场供求来染色，再缝制和销售。如果款式是关键点，就不能先裁剪。 　流程再造的前提和条件 　较高的期望是任何事情成功的关键。 　　　　　　　　　　　——萨姆·