电子表格的使用技巧61145.pdf

电子表格的使用技巧 ,不错 ~ 财务人员必备 （1） 分数的输入 如果直接输入 “1/5，”系统会将其变为 “1月5 日”，解决办法是：先输入 “0，” 然后输入空格，再输入分数 “1/5。” （ 2 ） 序列 “001的输入” 如果直接输入 “001”，系统会自动判断 001为数据 1，解决办法是：首先 输入 “ ”（西文单引号），然后输入 “001”。 （3） 日期的输入 如果要输入 “4月5 日”，直接输入 “4/5 ，”再敲回车就行了。 如果要输入当 前日期，按一下 “Ctrl+；”键。 （4 ） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功 能。先在一单元格内填入 “* 或” “~等符号，然后单击此单元格，向右拖” 动鼠标，选中横向若干单元格，单击 “格式 ”菜单，选中 “单元格 ”命令， 在弹出的 “单元格格式 ”菜单中，选择 “对齐 ”选项卡，在水平对齐下拉列 表中选择 “填充 ”，单击 “确定 ”按钮（如图 1）。 图１ （5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按 住 Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet1、Sheet2来直接选择需要输 入相同内容的多个工作表， 接着在其中的任意一个工作表中输入这些相 同的数据， 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完 毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的 多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会 接着出现在选中的其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单 元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲 一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的， 想要快速知道每个单元格中 的公式形式， 以便编辑修改， 可以这样做： 用鼠标左键单击 “工具 ”菜单， 选取 “选项 ”命令，出现 “选项 ”对话框，单击 “视图 ”选项卡，接着设置 “窗 口选项 ”栏下的 “公式 ”项有效，单击 “确定 ”按钮（如图 2）。这时每个单 元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设 置 “窗口选项 ”栏下的 “公式 ”项失效即可。 图２ （8） 利用 Ctrl ＋* 选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元 格，然后按下 Ctrl ＋* 键可选定整个表格。 Ctrl ＋* 选定的区域为：根据 选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 这样我们 可以方便准确地选取数据表格， 并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较 大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注， 就不能简单地应 用选定该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格 ,可用 以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围； 单击 “编辑 ”菜单中 “清 除 ”项中的 “全部