第5章 数据库Access的应用.doc

PAGE 142 PAGE 141 第5章 数据库Access的应用 5.1 基本知识和操作要点 Access是专业化的数据库设计与开发工具，可以完成保存信息、数据计算处理、数据分析决策及信息动态发布等工作。在数据处理方面，它具有公式计算、函数计算、数据排序、数据筛选、数据汇总、数据分析及生成图表等功能，被广泛用于统计、分析数据和财务管理等领域。 5.1.1 数据库与表的创建 1．创建空数据库 （1）双击Windows窗口中Access2010图标，或单击Windows窗口左下角的“开始”按钮，在“程序”栏中选择Access2010程序项，进入Access2010窗口。在Access2010窗口中，单击“新建空白数据库”选项区下的“空白数据库”选项，此时窗口右侧将显示“空白数据库”选项区。如图5-1所示： 图5-1 “新建数据库”对话框 （2）在“文件名”文本框中输入数据库的文件名（比如这里输入“教学管理.accdb”），“文件名”文本框下显示的是默认的存储路径，可以单击文本框后的按钮在弹出的对话框中选择新的存储路径。如图5-2所示： 图5-2 “文件新建数据库”对话框 （3）单击“确定”按钮，返回初始环境窗口，单击“创建”按钮，即可创建“教学管理”数据库。 2．使用模板创建数据库 （1）在打开的Access窗口的“模板类别”窗格中选择“本地模板”选项卡，可以看到中间窗格中显示了所有的本地模板。如图5-3所示： 图5-3“本地模板”对话框 （2）选择本地模板中的模板创建数据库。比如选择“教职员”模板，就可以在窗口的右侧显示该模板的预览图。 （3）在“文件名”文本框中输入数据库的文件名（比如这里输入“教学管理.accdb”），单击文本框后的按钮在弹出的对话框中选择新的存储路径。返回Access窗口，单击“创建”。 3．创建数据表 在Access中创建表的方法包括：使用数据表视图、使用表设计视图、使用表模板以及使用Sharepoint列表。在建立表之前，先了解表的字段类型。 （1）表的字段类型 在创建表之前，需要定义表的结构。表由字段组成，创建表时需要说明表中字段的基本情况，比如字段名、字段类型或其他信息。Access的字段类型如表5-1所示。 表5-1 字段类型 数据类型 含义 大小 文本 文本（默认值）或文本和数字的组合，以及不需要计算的数字，例如学号 最多为255个字符。Access不会为文本字段中未使用的部分保留空间 数字 用于数学计算的数值数据 1、2、4或8字节 日期/时间 从100年-9999年的日期与时间值 8字节 备注 长文本或文本和数字的组合 最多为6535个字符 自动编号 当向表中添加一条新记录时，由Access指定唯一的顺序号或随机数 4字节 货币 货币值或用于数学计算的数值数据。这里的数学计算对象是带有1位~4位小数的数据。 8字节 是/否 这种数据类型可以使用yes或no值，以及只包含两者之一的字段（Yes/No、True/Flase或On/Off） 1位 超链接 文本或文本和数字的组合，以文本形式存储并用作超链接地址。 Hyperlink数据类型的3个部分的每一部分最多只能包含2048个字符 OLE对象 表中链接或嵌入的对象（例如Excel、Word、图形、声音等） 最多为1GB字节 附件 使用附件可以将多个文件存储在单个字段之中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中 文件名（包括扩展名）不得超过255个字符 查阅向导 创建字段，该字段可以使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择一个值。 与用于执行查阅的主键字段大小相同，通常为4字节 （2）使用数据表视图创建表 在数据表视图中直接设计表，通常需要进行新建字段、添加现有字段、设置查阅列、插入行、删除行以及为字段重命名等操作。 假如要创建教学中的“学生”，结构如表5-2所示。 表5-2 “学生”表结构 字段名 学号 姓名 性别 出生年月 籍贯 简历 奖励处罚 照片 班级ID 字段类型 文本（主键） 文本 是／否 日期／时间 文本 备注 文本 OLE对象 数字 字段大小 10 8 短日期 8 40 长整型 打开“教学管理”数据库，单击“创建”菜单下的“表”按钮，在导航窗格中会出现“表1”，系统会默认在数据工作表视图下打开数据表设计视图。 根据表5-2所示的表字段属性，在数据工作表视图中添加字段。双击ID字段，使得ID字段处于可编辑状态，然后将其改为“学号”。按照同样的办法，添加表5-2中剩余的字段，结果如下图5-4所示。 图5-4“学生”表结构 （3）使用设计视图创建表 在表设计视图中设计表，通常需要进行设置主键、测试有效性规则、插入行、删除行以及查阅列操作。 利用设计视图在“教学管理”数据库中设计一个“教师表”，表结构如表5-3