工作中实用的分类方式演示文档.ppt

新版课件 新版课件 * 新版课件 新版课件 * 新版课件 新版课件 * 新版课件 新版课件 * 工作中使用的 分类整理方式 Practical classification of work 三个交流中心 怎样改进 为什么做 为什么要管好电脑文件？ 工欲善其事 必先利其器 这些悲催的情况有没有？ 老板 电话的一端客户要的资料怎么也找不到？ 应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！ 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings** 个人下载目录 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 文件管理的真谛 在于文件方便、快速提取 科学地分类 和 规范化命名是文件 管理的精髓所在 文件存放路径 电子文件分类 文件怎样存放才好 怎样快速找到文件 文件保存属性 电子文件 文件文件文件文件文件文件 文件文件文件 电子文件三要素 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶， 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 要素之一：文件存放路径 要素之二：文件保存属性 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 存档 只读 隐藏 文件类型 格式 格式特征 纯文本文件 TXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 XML格式 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。 版式文件 PDF格式 遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 要素之三：文件分类-常见电子文件格式1 要素之三：文件分类-常见电子文件格式2 文件类型 格式 格式特征 格式化文本文件 RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 图像文件 TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。 要素之三：文件分类-常见电子文件格式3 文件类型 格式 格式特征 音频文件 WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换 MP3格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 视频文件 AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。 MOV格式 格式紧凑、易于转换。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。 如何去做 怎样改进 为什么做 1S 4S 2S 3S 电脑文件的“5S”管理 5S 整理 整顿 清扫 清洁 素养 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) 整理Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 整理Seiri 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘(C:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:) 本地磁盘(E:) 计算机 整