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出库过程中出现的问题及处理方法
1)出库凭证(提货单)上的问题
案例:新港公司委托速运物流公司将一批货物从上海运到天津,速
运物流公司将货物运到后通知收货人宏运公司前来提货,宏运公司 不慎将出库凭证丢失,无法提货。
① 如客户因各种原因将出库凭证遗失,客户单位必须出具证明,
持证明到制票员处挂失,制票员签字作为旁证,然后到仓库找保管
员报案挂失;如果挂失时货已被提走,保管人员不承担责任,但要协
助货主单位找回商品;如果货还没有提走,经保管人员和账务人员查 实后,做好挂失登记,将原凭证作废,缓期发货。
②凡发现出库凭证有疑点,以及发现出库凭证有假冒、复制、涂
改等情况时,应及时与仓库保卫部门以及出具出库单的单位或部门
联系,妥善处理。任何白条子,都不能作为发货凭证,严禁无证、
电话、口授发货,任何人都不能强制保管人将库存商品借用、试用。
若规格开错或印鉴不符,保管员不得调换规格发货,必须通过制票
员重新开票方可发货。凡出库凭证指定厂家的,保管员必须照发,
未注明的,可按发货原则处理,同型号、同规格、不同颜色的商品, 凭证上注明的按凭证要求发货,未注明的,由保管员安排。
③商品进库未验收,或者期货未进库的出库凭证,一般暂缓发
货,并通知货主.待货到并验收后再发货,提货期顺延。保管员不能 以发代验。
④凡出库凭证超过提货期限,用户前来提货,必须先办理手续,
按规定缴足逾期仓储保管费,然后方可发货。任何非正式凭证都不
能作为发货凭证。提货时,用户发现规格开错,保管员不得自行调 换规格发货。
2)提货数与实存数不符
案例:新港公司委托速运物流公司将一批货物从上海运到天津,速
运物流公司将货物运到后通知收货人宏运公司前来提货,宏运公司
负责人提货时发现实存数为 500 件,提货数却有 600 件,多出了 100 件。
若出现提货数量与商品实存数不符的情况,一般是实存数小于 提货数。造成这种问题的原因主要有:
商品人库时,由于验收问题,增大了实收商品的签收数量, 从而造成账面数大于实存数;
仓库保管人员和发货人员在以前的发货过程中因错发、串发 等差错而形成实际商品库存量小于账面数;
货主单位没有及时核减开出的提货数,造成库存账面数大于 实际储存数,从而开出的提货.单提货数量过大;
仓储过程中造成了货物的毁损。
当遇到提货数量大于实际商品库存数量时,无论是何种原因造
成的,都需要和仓库主管部门以及货主单位及时取得联系后再作处 理。
3)串发货和错发货
案例:新港公司委托速运物流公司将一批货物从上海运到天津,速
运物流公司将货物运到后通知收货人宏运公司前来提货,,宏运公司
负责人提货时发现货物规格错误,250ml 的罐装旺仔牛奶变成了 125ml 的盒装旺仔牛奶。
所谓串发和错发货,主要是指发货人员由于对物品种类规格不
很熟悉,或者由于工作中的疏漏把错误规格、数量的物品发出库的 情况。
如果物品尚未离库,应立即组织人力,重新发货。如果物品已
经离开仓库.保管人员应及时向主管部门和货主通报串发和错发货的
品名、规格、数量、提货一单位等情况,会同货主单位和运输单位
共同协商解决。一般在无直接经济损失的情况下由货主单位重新按
实际发货数冲单(票)解决。如果形成直接经济损失,应按赔偿损失 单据冲转调整保管账。
4)包装破漏
案例: 新港公司委托速运物流公司将一批旺仔牛奶从上海运到天津,
速运物流公司将货物运到后通知收货人宏运公司前来提货,宏运公
司负责人提货时发现货物破损,由于挤压,牛奶包装出现不同程度 损坏。
包装破漏是指在发货过程中,因物品外包装破损引起的渗漏等
问题。这类问题主要是在储存过程中因堆垛挤压、发货装卸操作不
慎等情况引起的,发货时都应经过整理或更换包装,方可出库,否 则造成的损失应由仓储部门承担。
5)漏记和错记账
案例:新港公司委托速运物流公司将一批旺仔牛奶从上海运到天津,
速运物流公司将货物运到后通知收货人宏运公司前来提货,新港公
司仓库没有登记这笔账务,导致月末盘点时账面少了一批货物。
漏记账是指在出库作业中,由于没有及时核销明细账而造成账
面数量大于或少于实存数的现象。错记账是指在商品出库后核销明
细账时没有按实际发货出库的商品名称、数量等登记,从而造成账 实不相符的情况。
无论是漏记账还是错记账,一经发现,除及时向有关领导如实
汇报情况外,同时还应根据原出库凭证查明原因调整保管账,使之
与实际库存保持一致。如果由于漏记和错记账给货主单位、运输单
位和仓储部门造成了损失,应予赔偿,同时应追究相关人员的责任。
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