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第四章 秘书“办文”的工作学习目标导引案例 主要内容本章小结思考练习知识框架图 本章主要讲解围绕文书文件所开展的秘书工作。 掌握公务文书的概念、性质和党和国 家关于公文规范的有关要求； 掌握秘书“办文”工作的制度、程序； 理解“行文”的不同含义。掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文书办理方法；掌握秘书“办文”工作的规范，具备秘书“办文”工作的基本能力；能够准确迅速地拟写一般常用文书。 第一节 起草撰写公务文书第二节 收发传递处理文书第三节 针对来文要办理的事务第四节 秘书“办文”工作案例第一节 起草撰写公务文书本节点睛一、公务文书的概念和 性质二、党和国家关于公文 规范的有关要求三、公务文书的体式 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守的。 袁世凯批准“二十一条”的文书敦煌莫高窟出土的文书 一、公务文书的概念和性质 公务文书有广义和狭义两种理解。 广义是指党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书、信函均可以称公文。 狭义是指专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 一、公务文书的概念和性质广义的公务文书具有三个特点 （见图4-1）。 图4-1 广义的公务文书的特点 一、公务文书的概念和性质狭义的公务文书的三个特点 （见图4-2）。 图4-2 狭义公务文书的性质 二、党和国家关于公文规范的有关要求 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写作和处理（见图4-3）。 图4-3 党和国家公文规范的有关要求 三、公务文书的体式 《办法》严格规定了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严格依法行文。其它组织的公文为庄重规范起见，也形成了相应的体式要求。公文的体式由以下四部分组成（见图4-4）。图4-4 公文的体式的组成部分（一）公文的结构公文的结构可以包括以下11个部分（见图4-5） 。图4-5 公文的结构（二） 公文的标记 公文的标记由以下七个部分组成，如表4-1所示。表4-1 公文的标记公文的标记含 义主题词 是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。主题词的标引应将以公文内容为特征的主题词写在前面，表明文种的主题词写在后面印发说明 又称版记。是对公文印刷、制作、发出情况的介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承发单位联系提供便利（二） 公文的标记 续 表公文的标记含 义 公文格式分类代码 表明每份公文格式在整个国家或行业标准文件格式系统中的类别归属及注册顺序的代码份 号 是对根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码密级标识 是表明公文必威体育官网网址等级的标识符号，涉及国家秘密的公文应当标明密级和必威体育官网网址期限 紧急程度标识 指表明对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号收文印章 是收文机关为便于管理，收到公文后在首页右上端加盖的戳记（三）公文的格式 为了维护公文的严肃性、法规性，对公文中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识规则。行政机关的公文参照 “99新国标” 执行。广义公文的格式，在整体结构安排上参照正式公文；一些文书，采用公文活动中约定俗成的格式；特殊的、专用的公文依照特殊规定的格式。（四）公文的文体 《办法》中规定公文应当做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文体应当以说明、叙述和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语言，可以采用通行的口语，不用俗语和土话。公文的文体力求庄重规范。第二节 收发传递处理文书本节点睛一、《办法》中规定的 收发文处理程序二、文书处理工作中应 注意的事项三、现代企业、公司中 的新型文书与载体 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。一、《办法》中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优质服务，以保证各项工作的顺利进行。 12（一）发文的处理程序 草拟 亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。 审核 亦称核稿，指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。（一）发文的处理程序 审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。图4-6 审核的内容3（一）发文的处理程序 签发 签发是文书经