采购管理制度 .pptx

;目录;采购计划与预算;第一条 制定目的： ①规范公司采购的计划制定、预算编制流程，配合公司预算制度的推行； ②规范采购方式，制定询价、议价流程，从而达成降低成本之宗旨； ③规范采购作业流程，确保采购工作顺畅； ④规范采购品质管理，避免物品、服务采购发生品质问题； ⑤规范采购交货期限管理，保障采购物品、服务及时交付； ⑥规范采购付款方式，确保用款安全。 ;第二条 适用范围 公司采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目： ① 公用事业如电话及电信服务的购买及租用； ② 办公设施(包括各种办公家具、电脑及周边设备，如打印机、扫描 仪、调制解调器等，网络设备如交换机、路由器等，以及在上述设备上运行的系统软件、应用软件)的购买及租用； ③ 房屋、仓库、车辆的购买及租用； ④市场活动代理、会务代理服务； ⑤ 宣传资料、学术资料等文稿、图片服务； ⑥ 礼品定制； ⑦ 保险。 第三条 权责单位 行政处负责规章制定、修改、废止之起草工作。 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 ;采购计划与预算;第四条 采购计划的作用 编制采购计划有下列作用： ①预估物品使用数量、交期、防止断供。 ②避免库存过多、资金积压、空间浪费。 ③配合公司市场、销售计划之达成。 ④配合公司资金运用、周转。 ⑤指导采购工作。;第五条 采购计划编制 (一) 采购计划 各部门拟定本部门各种物品、服务等之年度需求计划，填写《部门物品、服务需求计划表》(见附件PCHS-01)。 行政处汇总各部门之年度需求计划，编制公司年度采购计划，填写《公司物品、服务采购计划表》(见附件PCHS-02)。 ?(二) 采购计划编制注意事项 采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有： ①公司年度物品、服务等需求的必要性。 ②市场计划之可行性和可预见问题。 ③ 物品标准成本之影响。 ④ 保障需求与降低库存之平衡。 ⑤ 采购价格和市场供需之可能变化。;第六条 采购预算编制规定 ①采购预算分为物品、服务需求预算与物品、服务采购预算。 ② 本年底预计库存中之可用物品应计入次年度之物品需求预算，但不列入物品采???预算；次年度预计库存不列入物品需求预算，但应列入物品采购预算。 ③ 同类物品不必细分(如不同规格之U盘)而以总用量预算。 ④ 物品采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。 ⑤ 采购预算应以付款季度为编列依据。 ⑥ 采购预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。;采购计划与预算;第一节 采购方式规定;第一节 采购方式规定;第三章 采购方式及流程;第三章 采购方式及流程;第十二条 询价 ① 一般情况下，采购承办部门应选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。 ② 确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况及地区会务代理服务，不受①条所限。 ③ 凡属合约采购项目，采购承办部门依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。 ④ 凡属可作成本分析之采购项目，采购承办部门应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。 ⑤ 选择询价或采购的对象，一般情况下，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。 ⑥ 询价后，应确认各家供应商报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。;第十三条 议价 ① 询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。 ② 议价时应注意品质、交期、服务兼顾。 第十四条 询价、议价注意事项 以下状况采购承办部门应加强与供应商议价： ① 市场价格下跌或有下跌趋势时。 ② 采购频率明显增加时。 ③ 本次采购数量大于前次时。 ④ 有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。 ⑤ 根据公司策略需要降低采购成本时。 ⑥ 其他有利条件时。;第十五条 其他注意事项 ① 专业物品或服务项目，采购承办部门应会同申请部门共同询价与议价。 ② 供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属代用品时，采购承办部门应送请购部门确认后方可议价。 ③ 所采购物品或服务项目由多项可单独报价之子项时，应分别进行单项和总和询价，并填写《比价项目明细表》(见附件PCHS-06)。非比价项目一并填入《比价项目明细表》，但不参与比价。 ;第十六条 呈核及核准 ① 采购人员询价、议价完成后，于《采购确认表》(见附件PCHS-07)上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。 ② 根据询价、议价结果及议价有效期限拟订供应商与交付期限，依采购核准权限逐级呈核。;第十七条 订购作业 ① 对于物品类采购，由采购承办部门根据经核准之《采购项目申请表》及《采购确认表》，拟《订购单》(见附件PCHS-08)或订购合同或要求供应商提供供货单或销售合同，走合同审批流程(参见《合同管理制度》)。 ② 对于服务类采购，由请购部门根据经核准之《采购项目申请表》及《采购确认表》，拟订购合同或要求供应商提供销售合同，走合同审批流程(参