档案管理控制程序.doc

档案管理控制程序 目的 为加强档案工作的法规化、制度化管理，确保档案齐全、完整、准确、系统，维护档案的安全，实现档案集中管理、利用，为企业的各项工作服务。 范围 适用于本厂档案室所辖档案的管理。 职责 负责所辖档案的收集、整理、编目、保管、利用和统计工作。 负责档案管理制度的修订工作。 负责档案业务工作的指导和培训工作。 工作程序 4.1　档案收集 文书档案，应在本年度一季度末，由各文书部门将上年的各种文件收集、整理、归档。 生产类档案，各单位工程技术人员必须在技改、技措、大修、设备安装、调试等各项活动形成或告一段落之日起一月内向档案室移交各类应归档的档案资料。 科研类档案，科研单位必须在科研活动结束或告一段落之日起一月内向档案室移交各类应归档的档案资料。 基建类档案，在工程竣工验收前由基建部门负责所有文件资料的移交，归档不合格者，该基建项目不能进行工程验收工作。 实物档案，应在各项活动结束后随时送交档案室归档。 档案整理 将归档资料进行价值鉴定，剔除无保存价值的资料。 遵循文件材料形成规律、保持卷内文件材料自身的有机联系，系统完整。 卷内文件资料排列有序，按要求逐页编号。 卷内文件资料整理齐全，无金属装订物。 卷内文件资料目录、备考表填写规范、清晰。 4.3　档案编目 根据《兖矿鲁南化肥厂档案分类编号试行规则》分类、编号，编制卷内目录和各种检索工具。 4.4　档案保管 4.4.1档案入库前要认真检查验收，对接收的年代久远、字迹和纸张发生变化及有害微生物侵蚀的档案，入库前要进行技术上的处理。 4.4.2　底图除送晒外，不得外借，存放以平放为宜。 4.4.3　存放缩微胶片、照片档案要用专门的奖牌页夹和影集等。实物档案应与其他档案分库保管，采用专门的玻璃柜存放为宜。 要保持档案库房内的温湿度达到标准要求，温度控制在14－24℃，相对湿度控制在45－60%之内。 档案库房应有防火、防盗、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠、防污染等安全措施。 4.4.6　应定期进行库藏档案的清理核对工作，并对破损或载体变质档案进行修补和复制。 档案利用 查阅档案者，原则上应该到档案室阅卷，不得随意借出。如确需借阅档案者，要履行借阅手续，做到查有登记，借有借据。 外单位借阅档案，必须持介绍信，经分管厂长或总工程师签字批准后，方可借阅。 严格档案复制制度，原则上不予复制档案，如确需复印者，须经档案室负责人批准，在档案管理人员的监督下，方可进行复印。 借阅人员调出或调离原岗位、出国、离退休前，必须把各类档案如数归还档案室，并按规定办理注销手续。 档案鉴定与销毁 档案室对保管的档案，根据保存价值、保管期限及密级的划定进行鉴定。 经鉴定应该销毁的档案，档案管理人员编制清册，由鉴定人员签字并注明鉴定日期，提出销毁报告，报请鉴定领导小组批准，并报上级档案主管部门备案。 销毁档案，必须由鉴定领导小组指定专人监销，监销人要依据销毁清册进行逐一核对，并将清册存档。 销毁档案时要严格执行必威体育官网网址制度，要在必威体育官网网址、保卫、消防部门的配合下，采取严格的必威体育官网网址安全措施，严防失密。 统计 加强档案的管理基础数据的日常统计工作，对档案的各类统计情况，建立相应的各种统计管理台帐。 对档案的收集、整理、归档和利用人次、卷次以及复制档案等情况每月统计一次。 对各类档案的鉴定、销毁等情况定期进行统计。 根据国家档案局规定，认真做好档案管理基本情况、档案数量及提供利用和效果的年度统计工作。 相关/支持性文件 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国档案法实施办法》 《山东省档案管理条例》 记录 档案检索目录 借阅登记表 档案移交清册 档案管理统计表 档案销毁清册 档案管理流程图 流程编号 LH/MFC-001 主管部门 厂办公室 部门名称 相关职能部门 档案室 全厂各单位 编号 A B C 1 收集 收集 2 整理 整理 3 价值鉴定 价值鉴定 4 编目 编目 5 保管 保管 利用 利用 6 鉴定、销毁 鉴定、销毁 7 统计 统计 编制 审核 批准 生效日期 共 页 第 页 节点： A1：全厂各单位，各参控股民营公司，把形成的各类档案定期移交档案室归档。 B2：按专业分类。 B3：剔除无保存价值的资料。 B4：按专业要求进行分类、立卷、编目、编制检索工具。 B5：根据档案管理要求，库房内温度应控制在14~24℃，相对湿度控制在45~60%之内，库房应有防火、防盗、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠、防污染等安全措施。 C5：利用部门到档案室查、借阅，并填写查、借阅登记表。 B6：对保管期已满档案，临时成立的鉴定小组进行鉴定销毁。 B7：每月统计归档利用情况。