DCC文件管理控制培训.pptx

ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:2009;纲 要;文 控 职 责;;文件级别;受控文件类型;文件编制、审批权限;文件编号原则;第三级文件编码规则（公司级）;文件编号原则;文件发行、修订、作废、遗失处理流程;记录填写、整理、检索;质量记录的作用 ： A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意。 B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。 C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。 D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。 E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。 记录填写： 记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写. 字迹清晰,不得涂改;若有填错,用＝线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数值,并签上修 改人名字,填写修改日期. 当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一斜线代之. 记录的签署(检测人,审核人,批准人)均应签署全名,尽可能清晰易辨不允许有姓无名或有名无姓存在.;记录整理、保存、检索： 记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记录控制程序》中规定的保存年限进行保存。;文件分类整理、检索、保存;;整理（SEIRI）： 区分必需与非必需品，把非必需品处理，在岗位上只放必须品。;因缺乏整理造成的浪费;整顿（SEITON）： 把区分好的东西分区作好标识，必需品定置存放，在30秒内找到要找的东西； ;整理不好造成的浪费;寻找物料百态图;如何进行整顿？;清扫（SEISO）： 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态； ;清洁（SEIKETSU）： 将前3S进行到底，并且制度化、管理透明化； 素养（SHITSUKE）： 对于规定的事，严格遵守、严格执行； 安全（SAFETY）： 生产安全，人人有责；安全生产、预防为主。;文件的分类整理原则和方法;实施6S前后文件柜;实施6S前后办公桌;;谢谢！;五. 文件控制程序;3. 文件的发放和回收 盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印； 技术类文件由知识产权部统一???放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理； 手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定 发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负责文件去向； 各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅； 若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。 ;4. 文件的更改 当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处； 5. 文件的管理 各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。 ;六. 记录控制程序;3. 记录的检索、保存 对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。 4. 记录的保存期限和处理 记录保存期限的规定 内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件另有规定者按照规定执行。 超过保存期限的记录，由记录保管人员填写《文件/销毁申请表》，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理;七. 内部审核控制程序;3. 首次会议 参加会议人员：总经理、管理者代表、内审组长及成员、各部门负责人。 会议内容：由内审组长阐明审核的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排，以及其它相关的事宜 4. 现场审核 内审员根据《内审实施计划》安排，通过看、问、查的方式，客观公正的检查质量环境体系运行的符合性、有效性、适宜性，将体系运行效果及不符合项详细记录在审核检查表中，针对不符合情况具体开具《不符合项报告》 5. 末次会议 内审组长提交内审报告，宣读发现的不符合