XX信息科技有限公司会计档案管理办法.doc

XX信息科技有限公司 会计档案管理办法 1??? 总则 1.1 为了加强XX信息科技有限的会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案的安全保管和有效利用，根据财政部、国家档案局联合制订的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局财会字〔1998〕32号）、《XX集团会计档案管理办法》（XX集团办〔2005〕XX号）、《XX旅业档案管理规定》（XX旅业办〔2011〕151号）及XX易生控股对会计档案的要求，结合XX科技的实际情况，特制订本办法。 1.2 XX科技计划财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 1.3 本办法适用于XX信息科技有限公司及设立于全国其他城市的分公司。 2 会计档案的类别 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2.2 财务报告类：月度、季度、年度财务报告及其他财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。 2.3 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 2.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单和其他应当保存的会计核算专业资料以及会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 2.5 电子类：各类电子公文、邮件、Excel统计表、明细统计表等各类与财务工作相关的明细信息表。 3 会计档案的整理 3.1 整理责任单位 各单位每年形成的会计档案，应当计划财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 3.2 整理的原则 按照会计档案自然形成规律及其本身所固有的特点，保持各类会计核算材料之间的历史联系，区别不同保管价值和会计核算材料类型，便于保管、查阅和利用。 3.3 分类 会计档案一般采用“形式(名称)—年度—保管期限”分类法进行分类。即将会计档案按凭证、账簿、报表(报告)等分别设类，然后再按年度和保管期限分别组卷。 3.4 保管期限划分 3.4.1 会计档案的保管期限划分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年和25年。 3.4.2 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 3.4.3 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 3.4.4 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 3.5 会计凭证的组卷 3.5.1 会计凭证一般在每月完成会计核算记账后，将不同类别的凭证整理立卷。每月订成一册或数册，每册厚度不超过4厘米。会计凭证应一册作为一个案卷。 3.5.2 会计凭证在整理前的分类 一般按不同名称进行分类。即：收款凭证、付款凭证、转账凭证等。 3.5.3 凭证卷内的编号 凭证卷内的编号原则上按照会计记账凭证号为卷内凭证编号，不再进行新的编号。所附原始凭证不编页号。 3.5.4 凭证封面的编制（规格14×24厘米，硬皮，样式详见附件2） 凭证封面设置：立档单位、会计凭证类别、记账凭证起止日期、记账凭证起止编号、册数及册序号、保管期限、案卷号、会计主管和立卷人。 3.5.4.1 立档单位：填写会计核算单位的全称，即全宗名称。 3.5.4.2 会计凭证类别：填写“收款”、“付款”、“转账”等凭证类别。 3.5.4.3 记账凭证起止日期：填写记账凭证的记账起止日期。 3.5.4.4 记账凭证起止编号：“自第 号至第 号”填写记账凭证的起止凭证号。 3.5.4.5 册数及册序号：在“本月共 册 本册是第 册”的“共 册”项中，填写本月该类凭证的册数之和。 3.5.4.6 保管期限：填写15年。 3.5.4.7 案卷号：填写本年度所有会计档案从1开始排列的流水号。 3.5.4.8 会计主管和立卷人：盖责任人的名章或签字，字迹清楚。 3.5.5 凭证封底的编制（规格14×24厘米，硬皮，样式详见附件3） 封底设置《抽出凭证登记表》。登记表项目包括：抽出日期、所属记账凭证编号、名称、张数、金额、抽出理由、抽取人、会计主管、归还日期和备注。 3.5.6 凭证的装订 3.5.6.1 凭证册内按凭证号顺序依次排列。 3.5.6.2 去掉金属物。 3.5.6.3 在凭证左上角打孔成三角形连同包角纸（1侧）一同用线绳装订。 3.5.6.4 装订后包角，在包角纸张连接缝隙处要加盖立卷人的图章压封。 3.5.6.5 装订要结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不妨碍阅读。 3.5.7 凭证档案装具盒封面的编制（样式详见附件4） 凭证装具盒封面项目包括：立档单位、会计凭证类别、