eFlow工作流管理系统白皮书.doc

20 - PAGE 6 PAGE 0 XXXX eFlow工作流管理系统白皮书 XXXX软件（苏州）有限公司 XXXXXXXX.com 目 录 TOC \o 1-3 \h \z 概述 - 2 - 1.1工作流定义 - 2 - 1.2工作流应用举例 - 2 - 1.3实施工作流的目的 - 2 - 工作流系统介绍 - 5 - 2.1软件架构 - 5 - 2.2系统特点 - 5 - 2.3流程管理工具 - 8 - 2.4普通用户界面 - 10 - 2.5中间件及接口 - 12 - 系统管理和维护 - 16 - 3.1 安装配置 - 16 - 3.2流程管理 - 16 - 3.3 用户管理 - 16 - 3.4 组织结构管理 - 16 - 3.5 数据备份 - 16 - 系统运行环境 - 17 - 4.1硬件配置 - 17 - 4.2软件配置 - 17 - XXXX工作流系统的优势 - 18 - 工作流系统功能一览 - 19 - XXXX工作流成功案例 - 19 - XXXX工作流成功案例 - 20 - 概述 1.1工作流定义 现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。工作流管理系统就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。 1.2工作流应用举例 适用行业： 消费品行业，制造业，电信服务业， 银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等, 特别是较大的跨国企业和集团公司。 应用举例： 关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。 行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报等凡是原来手工流转处理的行政性表单。 人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。 财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。 客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。 特殊应用类：ISO系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务,均可应用工作流软件来自动实现。 1.3实施工作流的目的 1.3.1 没有实施工作流系统的企业运作情形 手工处理工作流程,特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。 问题的具体表现如下： 很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上 审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后 对于没有规范业务流程的企业，管理混乱 对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯彻 企业数据和知识得不到充分利用 处理时间、费用、效率无法控制和度量 关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误 过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐 无法实现表单的查询、检索、统计等 内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用 举例：报销出差费 首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给