各类档案的整理C.ppt

各门类档案的整理 一、 文书档案整理 ?简化整理方式：以件为整理单位，2003年（含）之后的文书档案； 国家档案行业标准《归档文件整理规则》 ?以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒 （新立档单位全部材料按简化方法整理） 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。 所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。 整理方法 整理工作流程（一般）： 收集?分类（同一年度、期限） ?同一年度、同一期限内，按时间先后排序? 盖章 ?编号 ? 抄目录（输机） ? 装盒 ? 盒子正面盖单位章 ? 盒子侧面内容填写 1、件的确定 一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信及存根等一本作为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件； 正文与文件处理单为一件（有重要领导指示的，应计入页数）；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定单位组合（表头名称或填写单位），可装订在一起作为一件。 2、装订 （1）归档文件按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。 （2）装订方式采用不锈钢订在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变; （3）短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。 3、年度和期限的确定 即按文件形成年度分开、再按期限分开。 年度，一般以文件落款日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年（案件材料，批复、请示等）；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。 期限可结合企业实际，参《企业档案工作规范》。 （原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群管理类”、“行政管理类”、“生产管理类”、“经营管理类”；亦可将《规范》的“一”至“四”归为一大类“文书”，按块归档） （3）按机构（或问题）归类（了解） 将文件材料按其内容涉及到的机构或问题分开。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。 按机构分类：由某个机构承办的归档文件，归入该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中（一般适用于机构相对稳定的机关）。 按问题分类，一般分到一级类目，即“党群管理类”、“行政管理类”、“生产管理类、经营管理类。 4、排列、归档（件与件之间的排序） 同一年度，同一保管期限内，材料排列一般按形成时间的先后顺序。 5、盖章、编号 归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。文件首页确无盖章位置，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。 6、编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。要求做到准确、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 （1）归档文件应逐件编目。 归档文件目录设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（以下简要说明） 件号：同一年度、同一期限内每份材料的排列序号。（唯一性、无空号） 责任者：填写制发文件的组织或个人，应填写全称或规范化的简称。 题名：文件标题。(一般照实抄录) A、没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。 B、不能反映文件内容时，外加“（）”标注。 E、批复与请示作为一件时，只对批复进行编目，但必须在标题后加括号说明，如（附请示）。 （其他门类材料类同处理） 7、目录打印 （3）归档文件目录应装订成册并编制封面。其装订方法有：A、一年装订一本。 B、每年区分保管期限装订成三本。 C、每年区分机