公文页码设置操作技巧全部.doc

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）在 第 7.5 条 、第 8 条 、第 10.1 条中， 对公文页码做了具体规定。主要内容是： 1．一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各 放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起 装订时，页码应当连续编排。 2．A4 纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致。 3．信函格式中首页不显示页码。 根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的规定，可以将页码设置分为 普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置。 下面分别介绍在 Microsoft word 2010 中，普通页码设置、空白页页码设置、 横排表格页码设置和信函页码设置的具体操作。对于在其它文档中的页码设置操作， 亦可以作为参考。 一、普通页码设置 1．设置页码格式 - 1 - （１）打开要设置页码的文档，单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页码”选项， 在弹出的下拉菜单中，选择“设置页码格式”命令，如图 1 所示。 图 1 选择“设置页码格式” 图 2 “页码格式”对话框 （２）单击“设置页码格式”命令，弹出“页码格式”对话框。在“页码格式” - 2 - 对话框中，单击“编号格式”下拉菜单，从中选择符合公文要求的“一字线阿拉伯数 字”格式，单击“确定”按钮，完成页码格式设置。如图 2 所示。 2．插入页码 单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页码”选项，在弹出的下拉菜单中，选择“页 面底端”，将页码出入版心下边缘。偶数页选择“普通数字 1”底端居左，奇数页选择 “普通数字 3”底端居右。这里选择的是奇数页底端居右（“普通数字 3”样式），如 图 3 所示。 图 3 选择“页码底端”居右（奇数页） 每页中的指定位置上按顺序添加了页码后，自动进入页眉和页脚编辑状态，在功 能区显示“页眉和页脚工具”。单击“设计”｜“页码”｜“页面底部”，在其子菜单 中，选择相应的页码位置，完成偶数页（或奇数页）页码插入。 3．设置页码字体字号 选中插入后包括一字线在内的页码文本，在“开始”｜“字体”选项组内，选择 - 3 - “宋体”、“四号”。如图 4 所示。 图 4 设置页码字体和字号 4．设置页码缩进值 选中插入后包括一字线在内的页码文本，在“页面布局”｜“段落”｜“缩进” 选项，选择“左缩进”（或“右缩进”）1 个字符。如图 5 所示。 5．设置奇偶页不同 单击“页面布局”｜“页面设置”选项组右下角按钮，弹出的“页面设置”对话 框中。在“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，在其“页眉和页脚”项目组中， 选择“奇偶页不同”，页脚距边界值 2.45cm。如图 6 所示。 只所以要选择“奇偶页不同”复选项，是因为要求公文双面印刷，且单页码居右， 双页码居左。 6．设置页脚距边界值 - 4 - 在“页面设置”｜“版式”选项卡｜“页眉和页脚”项目组中，页脚距边界值设 为 2.45cm。如图 6 所示。 图 5 设置页码缩进值 根据实际测试，比较接近“一字线上距版心下边缘 7mm”要求的页脚距边界值， 在 2.45cm～2.47cm 之间。不同打印机，该值是略有差异的。适合自己的打印机适合值， 具体可打印测试后确定。 特别提示： 1．在 Microsoft word 2010 中插入的页码下仍有一行。用回车键或 Delete 键删除 这一行，以使页码位置准确。 2．数字和一字线要用 4 号半角宋体。 3．完成页脚编辑后，单击“设计”｜“关闭”｜“关闭页眉和页脚”，退出页脚 编辑状态。 - 5 - 图 6 设置“奇偶页不同”和页脚距边界值 二、空白页页码设置 使用 Microsoft word 2010 提供的插入页码功能，所有页面的页码都被自动添加。 通过使用 Microsoft word 2010 中的分节符，可以删除空白页和版记页上被自动添加的 页码，而保留其它页面的页码。 主要步骤是：在空白页上一页页末插入分节符（下一页），通过单击“连接到前一 条页眉”命令，分别取消空白页和版记页页脚的“与上一节相同”命令，然后再分别 删除空白页上和版记页上的页码。 1．打开需要编排页码的文档，将光标放到空白页上一页页末。 2．单击“页面布局”｜“页面设置”｜“分隔符”，弹出下拉菜单。在下拉菜单 - 6 - 的“分节符”选项组中，单击“下一页”命令。单击后，“分节符（下一页）”插入在 光标所在处，即空白页上页页末。如图 7 错误!未找到引用源。所示。 图 7 选择“分节符”“下一页” 3．单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页脚”，弹出下拉菜单。在下拉菜单中， 单击“编辑页脚