受控文件管理制度`.pdf

文件编号 LDH-XZ-101 ………………………………….公司 版本版次 A/0 文件类别 程序文件 密级 公开 页码 1/2 文件名称 受控文件管理制度 ` 生效日期 编制： 复核： 批准： 一、 目的：为了让公司所有的文件得到规范化、 条理化、 统一化、 明确化的管理， 使所有受控文件得到有效的利用， 让文件的内容得到有效的控制， 特制定本 制度。 二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号， 编号分解为 L 代表刘， D 代表德， H 代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101 为部门的第 一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201 为部门的第一份管 理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号， 如第二份 岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2 版本版式 : 2.2.1 A/0 A 代表文件的版本， 0 代表文件的版次， 每次修改文件版次逐级 递升为 1.2.3 ，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类 推； 2.2.3 1/N 文件页码符号， N代表本文件的总页数， 1 为本文件的第一页， 并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多 , 可使用 26 个字母依次往下编号 . 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一 影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部 门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有 受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改 或带出公司。违者记大过， 1 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。 五、文件的修改： 1 、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自 对受控文件进行修改。 2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决 定，确实不可行时，方可修改。 3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的 文件收回，并加盖更改章封存。 2