特殊载体档案管理技能训练.pptx

档案管理技能训练;第10章 特殊载体档案管理技能训练;10.1 特殊载体档案 10.2 管理电子档案 10.3 管理声像档案 10.4 管理照片档案 ;10.1 特殊载体档案;10.2 管理电子档案;;;10.2.2 整理电子档案;B 电子档案归档还应收集的文件 （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。 （2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件档案。 （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。;;C 电子文件归档要求 1）齐全完整。 2）真实有效。 3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定。 4）统一规定载体形式、质量要求。档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存。 5）防病毒。推荐应用光盘归档，但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒。 6）编制说明。文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软盘环境、版本号、文件的完整性和准确性。;10.2.3 保管电子档案;10.2.4 利用电子档案;10.2.5 鉴定电子档案;10.2.6 销毁电子档案;10.2.7 电子文件光盘刻录;;;10.3.1 声像档案的概念 声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视听档案。 声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重要组成部分，也是党和国家的宝贵财富。;（一）形象生动 声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。 （二）时空感受 声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。;（三）便于复制和转换 声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。 （四）携带使用方便 声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。 （五）保管要求高 声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。;10.3.3 声像档案的作用; 当前，大部分单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象。; A 声像档案的收集原则; B 声像档案的归档制度;（一）声像档案归档范围;（三）质量精良——对收集来的声像材料必须进行精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。 （四）内容齐全——归档的声像材料内容要完整。即照片档案要照片、底片、文字说明（应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符；录像档案要录像片、解说词、文字说明（含录像片的片名、制式、语种等）齐全。 ;4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料； 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料； 6、其他具有保存价值的声像材料。; 应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式。 随时归档。对具有归档价值的声像材料，其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不应跨年度。 定期归档。依《档案法实施办法》之规定，声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。 ;（三）声像档案归档要求 ;;1、温湿度控制 2、防火 应配备一氧化碳等气体灭火装置。 3、防尘、防有害气体和有害生物;4、防磁 注意防磁对声像档案的保护尤为重要，因为磁场会对磁带起消磁作用，造成磁带记录的信号失真，影响声像效果。因此，对于声像档案较多的单位，要求必须配备防磁柜或采取相应的防磁措施。 5