公文及公文办理(续).ppt

二、 公文的格式  （一）文头部分  2.发文机关标识 发文机关标识 ：“发文机关”+文件 例: 中共中央文件 中山大学文件 发文字号：由发文机关代字、年份、 序号三部分组成。 例: 中发〔2004〕1号 粤府发〔2004〕1号 一个机关的发文代字应该固定；几个机关联合行文，只标明主办机关发文字号 公文发文字号的标注位置在“发文机关标识”之下，横隔线之上，如果是上行文，则标注在左边，下行文或平行文则居中 2.发文机关标识 签发人 上行文应注明签发人、会签人姓名；签发人标注于发文机关下方、横隔线上方右边位置；签发人只标注姓名，不标注职务 横隔线 在公文文头部分与主体部分之间，有一条红色横线。在行政机关公文中，不能在横线中加“红五星”，只有党的机关公文才加“红五星”。 指隔开公文的版头部分与行文部分的横线。横隔线分为两种：公文版头带“文件”二字的，横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成；公文版头不带“文件”二字的，横隔线为一红色横线。横隔线位于发文字号下方。 文件格式（图示1 ） （二）主体 1．公文标题 发文机关名称+事由+文种 例：国务院关于……的通知 标题中除法规、规章的名称等加书名号外，一般不用标点符号 发文机关、发文事由和文种三要素齐全 发文事由和文种：关于加强**工作的报告 发文机关和文种：最高人民法院公告 只标明文种：“公告”“通告” （二）主体 2.题注：凡法规性文件或经会议讨论通过的文件，应该在标题下方居中在圆括号内标明文件获得通过或批准的程序、时间或开始生效的日期。 如：（××××年××月××日××××会议通过） 或（××××年××月××日××××会议批准） （二）主体 3．主送机关：公文的主要受理机关 标注在公文标题之下，顶格 应当使用全称或规范化简称、统称 选择主送机关 上行文应只主送一个上级主管机关；如受双重领导，发文时根据公文内容需要确定一个主送机关，同时抄送另一个上级机关 平行文和下行文分专发文和普发文。专发文专门发送给一个机关，只有一个主送机关；普发是向多个机关发送公文 周知性公文，如公告和通告，一般不标注主送机关 （二）主体 4．公文正文 段首空两格，写作方法，要视每篇公文的具体内容来定 5．无正文说明 如果出现生效标识和正文不在同一页纸上，为维护公文的权威性和内容的完整性，要加以说明，在公文尾页左上角顶格加括号标明“此页无正文”。 公文排版印刷应尽量避免生效标志和正文相分离的情况 6. 附件说明 对正文起补充说明左右。注明附件的顺序和名称，在公文的正文之下，空两格，标明“附件”字样 例： 附件：××××××××× 附件：1. ××××××××× 2. ××××××××× 7. 公文生效标识 发文机关印章：除会议纪要，公文都必须加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章；印章要端正盖在成文日期上方，上不压正文，下压成文日期4-7个字，“骑年盖月” 签署：签发公文的机关领导人在文件正本上签字或盖章。签署位置为规定的发文机关位置 成文日期：公文的成文日期就是发文日期。要完整标明年、月、日，数字用中文数字格式表述，不能用中文汉字表述，也不能用阿拉伯数字表述 如：2005年11月13日 二OO五年十一月十三日 二零零五年十一月十三日 哪一个是正确表述？ 8．附注：公文的发送范围、发送方式、公文联系人与联系方式，对公文中有关名词术语的解释，公文中有关引文的出处等。 标注于公文生效之下，主题词之上，加括号标注 例：（此件发至县、团级，传达至全体党员） 文件格式（图示2 ） （三）文尾部分 1．主题词：标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语 每个主题词之间空一格，不加标点 公文主题词由各有关部门统一规定，如国务院所发文件有国务院所发文件的统一主题词表； 标注主题词应讲究层次，按类别词、类属词、文种词的顺序，根据主题词本身的含义，由大到小，从内容到形式进行排列 一份公文的主题词一般为3-5个，最多不超过7个 例：．《邓小平同志在省、市、自治区党委书记座谈会上的讲话》 (1981年7月2日) 主 题 词：干部选拔 中青年干部座谈会 1981年 邓小平 讲话 （三）文尾部分 2．抄送机关：指除主送机关外需要知晓公文内容或协助贯彻执行的其他机关 公文送交同级或下级的有关机关称为抄送 呈送上级机关称为抄报