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精品文档 工程档案制度 精品文档 精品文档 工程档案制度 一、目的 为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地 保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。 二、工程项目档案归档范围 本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设 计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、 图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳 务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设 计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工 报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收 报告，竣工报告等。 三、资料员及其职责 部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责 档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职 责包括： 1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料； 2、档案材料的保管； 3、档案材料的查借阅、催还； 4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。 四、档案的立卷、收集、整理 精品文档 精品文档 1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归 档管理。 3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积 累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交 清单上进行登记。 4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、 名称、归档日期等信息。 5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包 括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款 记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。 五、档案的管理 1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目 录（卡片），按一定次序排列和存放。 2、每月对档案进行一次清理。 3、清除不必要保存的材料。 4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 六、档案要求 1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。 2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。 3、传真件应复印一份归档。 精品文档 精品文档 七、档案的保管 1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安 全。 2、所有档案应专柜存放，加锁。 3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。 八、档案的查借阅 1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。 2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字 同意，方可带出，用毕即归还。 3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、 涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。 4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项 目经理及时处理。 九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依 法追究刑事责任： 1、毁损、丢失或擅自销毁档案。 精品文档 精品文档 2、擅自向外界提供、抄摘档案。 3、涂改、伪造档案。 4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。 5、未按手续借阅、外带及越级借阅。 精品文档