企业供应商档案管理要求.docx

采 购 管 理 规 范 目 录 TOC \o 1-3 \h \z 一、目的 3 二、适用范围 3 三、定义 3 四、采购管理制度 3 五、供应商选择标准 4 六、供应商选择、评价和终止办法 4 1、供应商档案管理要求 4 2、供应商选择流程 5 3、供应商选择考察表 6 4、合格供应商名录 7 5、供应商资料卡 8 6、供应商考核办法及考核表 9 7、终止供应商的报告 10 七、采购流程 11 1、采购原则 11 2、常规采购 11 3、小额应急采购 12 八、货物检验 13 1、抽货检验标准 13 2、货物检验报告 14 九、采购中心职责与绩效考核 15 1、采购中心工作职责 15 2、采购主管绩效考核标准 15 十、采购报告必须具备要素及分析图表 16 目的 规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。 适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。 定义 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。 合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。 购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。 供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。 供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。 终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。 采购管理制度 洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请； 严格遵守采购规范流程，按流程办事； 能及时按质按量地采购到所需物品； 严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量； 加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本 并保证采购质量； 科学、客观、认真地进行收货质量检查； 处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题； 认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议； 做好采购相关文档的存档、备份工作； 在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本； 所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准, ，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批； 凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购； 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商； 供应商选择标准 具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识； 注册资金达到50万以上的一般纳税人； 健全的商务管理流程和制度； 良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期； 具有优势的产品资源； 相对有利于我公司的供配货地理区位； 积极的合作态度； 供应商选择、评价和终止办法 供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。 对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。 1、供应商档案管理要求 对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、《采购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。 供应商选择流程 专业媒体市场走访 专业 媒体 市场 走访 专业 网站 各种 名册 客户 介绍 展览会和 行业活动 名片 筛选待选择的供应商 进行资信调查 考 察 上门了解 经 济 实 力 信 誉 财 务 状 况 优势产品资源 管 理 水 平 营 业 执 照 税务登记证 考察结果报告 商务经理审批 运作中心总监审批 正式洽谈 选择供应商的程序流程图 供应商选择考察表 考察人： 年 月 日 待选供应商基本资料 名称 法人代表： 地址： 邮