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物业公司档案管理 项目档案的建立与管理是物业管理的主要内容之一。科学化、现代化、规范化 的档案管理将更有力的促进物业管理工作，提高物业管理水平。我们拟对项目内所 有与物业管理有关的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从办公硬件到软件都建 立相应的管理档案，使档案管理真正为管理服务。 一、档案管理工作环节 收集：1、工程技术、维修资料； 2、客户资料、装修资料； 3、物业管理活动的书面、音像记录。 整理分类：A、产权材料； B、技术资料； C、客户资料； D、管理工作记录资料； E、服务中心文件、通知、资料，历次活动记录； F、管理规章及内部管理制度； G、财务帐表。 归档：根据档案条目分类保存、输入计算机管理。 使用：按规定借阅、使用。 1、资料收集 （1）、服务中心的客户服务部专门负责项目档案的建立与管理工作，设立档案 资料室，由内业客服助理负责管理，档案管理人员须经培训合格后才能上岗。 （2）、制定档案资料管理规章制度和档案资料客服助理岗位职责。 （3）、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从 实际的工作需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工 程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面。 2、资料的分类整理 收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源、信息的内容等 进行细分，做到条理清晰、分类合理。 3、资料归档管理 （1）、充分运用计算机管理 在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现 代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存 信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代 化。 （2）、采用计算机贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化。尽 可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。 （3）、做到档案组卷分类科学化 编制统一的档案组卷分类说明书，按部门分类，以内容分类，按同一年度，同 一保存期限，同一必威体育官网网址程度进行组卷、逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。 客户档案资料分类原则是每户按册建档。 （4）、加强档案的安全、必威体育官网网址工作 在设计建立标准化档案室之初，考虑加强档案室的安全管理，配置消防器材和 防盗门、网、档案柜等符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 4、档案的运用 （1）、员工因工作借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。 （2）、档案的销毁，应填写销毁单，并经项目经理批准后方可执行，销毁单由 档案室客服助理保存。