公司印章管理规定(含流程图).docx

XXXX有限公司 文件编号 A-III-AD-06 管理体系文件 版本号 A2 生效日期 2011-10-1 文件名称 印章管理规定 本章页数 1/15 目的 为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，加强公司印章的管理，特制定本办法。 适用范围 公司及各部门公务使用之印章 定义 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，公司印章主要指：公章、合同章、财务章等各职能部门章。 职责 4.1 行政人事部： 4.1.1 公章及合同专用章保管。 4.1.2 因业务需要新章刻制事务跟办。 4.1.3 改制、停用、废止的印章的封存或销毁。 4.2 各部门经理 4.2.1 部门因业务需要刻制部门级印章的审核。 4.2.2 部门级印章的保管、监督。 4.3 厂长 / 总经理： 4.3.1 新章刻制及旧章废止的批准。 4.3.2 因特殊需要印章外带的批准。 内容 5.1 种类 5.1.1 正式印章：指公司章以及公司所属分支机构印章。 5.1.2 专用印章：指公司以及公司所属分支机构财务专用章、人事专用章、各部门章等用于指定用途的印章。 5.1.3 人名用章：指以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。 5.2 刻制、改制 5.2.1 印章的刻制由提请人或部门申请，部门经理审核厂长批准后交行政人事部办理。 5.2.2 提请刻制印章的申请中应将印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。 5.3 保管 5.3.1 专人保管：公司章由行政人事部经理保管；部门级印章应由部门经理指定可靠心细、原则性强的人妥善保管；个人印章由个人自己保管。 5.3.2 印章保管人因故临时请假，须更换印章保管并做好交接记录。 5.3.3 固定存放：印章必须存放在牢固的抽屉或箱柜内并加锁，保管人不得委托他人代为盖章。 5.4 使用 5.4.1 对于常规需盖公章的文件， 各部门统一提交经厂长审批的 《常规需盖公章文件清单》 至行政人事部备案， 清单里所列的文件可直接到行政人事部登记后盖章。 《常规需盖公章文件清单》于每年 9 月份更新一次。 5.4.2《常规需盖公章文件清单》罗列以外的文件，需盖公章的请填写《公章使用审批表》经部门经理审核，厂长审批后，由行政人事部执行并做相应的备案工作。 5.4.3 行政人事、财务及商务等部门印章管理者必须做好印章使用、审批等台账，并永久保存。 5.4.4 办理用章事宜应在上班时间内。 XXXX有限公司 文件编号 A-III-AD-06 管理体系文件 版本号 A2 生效日期 2011-10-1 文件名称 印章管理规定 本章页数 2/15 5.4.5 已有厂长 / 总经理署名之文件及合同，视同已获批准，直接于行政人事部登记盖章。 5.4.6 印章保管人对用印有监督权，对不合格手续或不合法的用印，有权拒绝。 5.4.7 公司之公章原则上不准带出公司使用，如因业务必须，须填写《公章使用审批表》向厂长申请特批。 5.5 停用 5.5.1 因印章内容变更或因业务需要停止使用的印章，由保管人写出印章停用说明，经部门经理审核厂长审批签字后交行政人事部备案。 5.5.2 印章散失、损毁、被盗时，各保管人应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政人事部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。 5.5.3 停用的印章于行政人事部封存三年后予以销毁。 流程图 有需求部门 行政人事部 厂长 / 总经理 输出记录 提交印章刻制、 改 申请报告 刻、废止申请报告 审批 实施办理 刻制、改制 废止 按要求刻 封存三年 制、改制 后销毁 行政人事 部领取 部门级章由部门保管， 公章、合同专用章行 个人印章由个人保管 政人事部保管 使用申请 公章、合同专用章 《常规需盖公章文件清单》 常规需盖公章文件 《公章使用审批表》 部门经理批准 审批 登记、盖章并建立台帐 XXXX有限公司 文件编号 A-III-AD-06 管理体系文件 版本号 A2 生效日期 2011-10-1 文件名称 印章管理规定 本章页数 3/15 7 相关文件 / 记录 序号 文件名称 文件编号 保存部门 保存期限 1 公章使用审批表 A-IV-AD-31 QA 及其他领用部门 原件永久保存，副本过期 销毁 2 常规需盖公章文件清单 / 行政人事部 永久保存 附件 修订一览 序号 版次 修订日期 修订内容摘要 修订人 1 A0 / 新作成 2 A1 2006-2-1 / XXX 3 A2 2011-9-28 全面修订并增加流程图 XXX 编 制 审 核 批 准 XXX XXXX有限公司 文件编号 A-III-AD-06 管理体系文件 版本号 A2 生效日期 2011-10-1 文件名称 印章管理规定 本章页数 4/15 XXXX有限公司 文件编号 A-III-AD-06 管