13、实物档案管理标准.docx

Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX PAGE 4 Q/CRP 华润电力控股有限公司北方大区企业标准 Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX 实物档案管理标准 2017-12-25发布 2017-12-25实施 华润电力控股有限公司北方大区发布 Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX PAGE 5 目??次 TOC \h \z \t前言、引言标题,1,参考文献、索引标题,1,章标题,1,参考文献,1,附录标识,1,一级条标题, 3 前言 II 1　范围 1 2　规范性引用文件 1 3　术语和定义 1 4　职责 1 4.1　大区公司 1 4.2　项目公司 1 5　管理活动的内容与方法 2 5.1　本标准依据的管理流程 2 5.2　实物档案的归档 2 5.3　归档实物的整理 2 5.4　实物档案的保管 4 5.5　实物档案的利用 4 6　重要风险识别与控制 4 7　检查与考核 4 8　报告与记录 5 附录A（规范性附录）　流程图 6 附录B（规范性附录）　表格样式 7 前??言 本标准附录A、附录B为规范性附录。 本标准是按照Q/CRP 2301.01.02《企业标准编写规范》给出的规则起草。 本标准由华润电力控股有限公司（以下简称华润电力）管理提升与标准化委员会提出并负责解释。 本标准主要起草部门：总经理工作部。 本标准主要起草人：兰晓东、张栋、杨秋慧。 本标准审核人：陈广超。 本标准审定人：李昌金、张涛。 本标准批准人：李向阳。 本标准由华润电力北方大区总经理工作部归口管理。 本标准2017年首次发布。 实物档案管理标准 范围 本标准规定了华润电力实物档案管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查与考核、报告与记录等要求。 本标准适用于华润电力及全资、控股和管理的所有公司的实物档案管理。 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 华润董办通[2015]86号华润（集团）有限公司实物档案管理实施细则 Q/CRP 2305.08.01-2017 《华润电力控股实物档案管理标准》 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 实物档案 以有形实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的有形物品，包括但不限于华润电力及下属各单位获得的各种荣誉物品，纪念品、宣传品，废止的各种印章、反映企业不同发展阶段的样品，以及实体性科技成果（含发明专利等）等物品。 职责 大区公司 档案主管部门 负责本单位本部实物档案的收集、归档。 指导监督下属项目公司实物档案管理。 各部室 负责向本级档案主管部门移交本部门产生的实物档案。 项目公司 档案室 负责项目公司实物档案的收集、归档工作。 各部室 负责向本级档案主管部门移交本部门产生的实物档案。 管理活动的内容与方法 本标准依据的管理流程 实物档案利用管理流程（见附录A图A.1）。 实物档案的归档 归档范围 具体详见实物档案归档范围及保管期限表(见附录B 表B.2)。 归档要求 凡属于归档范围的实物，要按规定向本单位档案管理部门归档，任何部门或个人不得拒绝归档，更不得随意损坏或转送他人。 归档实物要经过经办人的整理，写明实物名称、来源单位、颁发者或赠送者、事由、获授时间、用途或目的等。 归档的实物要保持干净、整齐、无破损。 归档的实物应当同时拍摄数码照片归档。 归档时间 各单位在实物档案产生后应妥善保管，并在活动结束后7日内向本单位档案管理部门归档。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记归档，再办理借用手续（详情见附录A图A.1）。 归档手续 实物档案移交归档时，交接双方应办理移交手续。归档的实物由移交部门填写移交清单（见附录B表B.1）一式两份，交接双方核对清楚后在移交清单上签字，各留一份以备查考。 归档实物的整理 实物档案的整理方式 实物档案按“件”整理，如一个奖杯为一件，一张荣誉证书为一件，一份纪念品为一件，成套的实物按一件计。 分类 实物档案统一分为四大类：荣誉类（S10）、纪念品(S20)、印章类(S30)、其它类(S40)，详情见表1。 实物档案分类表 文件属性 类型 代码 实物材料（S） 荣誉类 S10 纪念品 S20 印章类 S30 其它类 S40 编号 每件实物档案的档号结构为：全宗号-年度（或项目代号）-保管期限-分类号-载体类型—件号。 结构项的含义如下： 全宗号：立档单位的代码； 年度：实物档案的形成年度；建设项目实物档案填写项目代号；