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建设项目文件归档要求及档案整理规范
一、项目文件形成的质量控制
建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各
方共同形成的,是项目建设的真实记录,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以
及维护、改扩建的重要形式,项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位
等均应按照国家对项目档案工作的有关要求,把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分,
列入建设计划,明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此,参与项目建设的主要单位
应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
(一)建设单位文件的质量控制
1、建设单位的职责
建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务
(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络,明确各岗位任务。
(3)规范做法,打好基础。
(4)申报登记,接受监督
(二 )设计单位文件的质量控制
设计文件材料的规范,对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施
工图线条、字迹不清晰,就很难保证竣工图的字迹线条清晰;如果设计修改通知单没有统一的
编号或者不体现修改的图号和修改内容 (题名 ),将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因
此,设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时,应明确形成文件的内在质量和外在质量
要求,把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量,尤其要注意每张施工图应
有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名;规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通
知单不能一文修改多专业,同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要
按专业统一编号,变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的,事后要补发原件;口
头变更的要及时形成文件发往有关单位,必须明确行之有效的特别办法。设计文件要按专业、
文号顺序进行积累。在项目的设计 (含变更设计 )全部完成后,设计单位需向建设单位移交经规
范整理的全套档案 (纸质、电子 ),并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文
件材料目录,详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
(三 )监理单位文件的质量监控
1、监理单位职责
(1) 《中华人民共和国建筑法》 ( 以下简称 (建筑法》赋予了建设监理督促检查项目参建各
方做好项目文件的归档工作,检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把
好文件形成的质量关,在对施工记录进行确认时,要检查所填各荐是否符合要求,对试验单
位、设计单位移交的档案也应把好质量关。
(2) 《工程建设监理规定》,第十四条第五款规定:建设监理业务完成后,向项目法人
提交工程建设监理档案材料。这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理
过程中的文件移交项目法人。
2、监理单位任务
(1)参与招标工作时,在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中,应明确文件的
归档条款,如:竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。
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(2)从事设计阶段监理时,在协助项目法人单位选择设计单位后,除对设计方案的评
选、审查和施工图绘制过程中的监控外,还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文
件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大,有关资料已表
明,工程出现的质量问题 40%在于设计原因,投资问题则 80 %决定于设计。所以,提高设计
质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成
积累。
(3)从事施工阶段监理时,一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责
任人;二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控;三是各级监理人员要对
所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。
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