礼品管理办法.docVIP

PAGE1 / NUMPAGES16 武汉凯迪 武汉凯迪控股投资有限公司 Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 礼品管理规定 编 号：KDKG/PH--106 版 本： A/0 2009年 月 日发布 2009年 月 日试行 武汉凯迪控股投资有限公司 发 布 文 件 批 准 页 批 准 ： 陈义龙 审 核 ： 刘亚丽 部门负责人 ： 唐秀丽 文件编写 ： 唐秀丽 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1 目 的 1 2 范 围 1 3 定 义 1 4 职 责 1 5 程 序 1 5.1 原 则 1 5.2 礼品的采购和制作 1 5.2 礼品入库\领用 2 5.4 礼品费用控制 3 5.5 礼品赠送 3 5.6 组织纪律 3 5.7 礼品接受 4 5.8 礼品实物管理 4 6 相关文件 4 7 记 录 4 1 目 的 为了加强对公司员工在经营活动中赠送和接受礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制订本规定。 2 范 围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪电力、凯迪运营、凯迪阳光、凯迪工程、中盈长江的等公司（以下简称系列公司）对外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。其他有实际控制权的凯迪系列公司参照执行。 3 定 义 本规定所称的礼品，是指由公司统一制作、采购的物品。 4 职 责 控股公司总经理工作部：是礼品的归口管理部门。负责礼品的采购、接收、发放，登记造册、保管、处理等项工作。负责在招标领导小组的领导下，进行礼品集中制作、采购招标工作。负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。 成本控制与风险管理中心：负责按月度资金计划审核礼品费用支出。 融资及财务结算中心：负责办理礼品费的请款、借支、财务报销审核手续。 招标及采购中心：负责礼品集中制作及采购时的采购工作，对本规定约定的礼品采购询价进行复核。 5 程 序 5.1 原 则 货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。 集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。 集中制作原则：年度计划、专业设计、集中制作和采购。 5.2 礼品的采购和制作 礼品集中制作与采购：每年9月份控股公司总经理工作部组织召开控股及各系列公司“礼品采购计划会”，根据控股公司、各系列公司对礼品的需求计划，综合控股公司高管及各系列公司高管对礼品的要求，由控股公司总经理工作部和战备发展与公共关系部拟定“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由控股公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、招标与采购中心三方人员组成招标 工作组，在公司招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进行招标制作和采购工作，费用需求计划分摊。 日常礼品采购：各系列公司的日常采购由各公司自行办理。控股公司各部门因业务需要领用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后采购金额在 3000 元以内的，则根据《会议（活动）礼品采购方案》（ HYPERLINK PH—106—01）、《礼品采购申请单》（ HYPERLINK PH—106—02）、《礼品采购询价记录表》审批的内容，由总经理工作部行政主管和接待主管负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额在3000~50000元的，由总经理工作部行政主管、成本控制与风险管理中心费控主管、招标与采购中心采购主管一同采购。金额在50000 元以上的按本程序5.2.1款办理。 特殊礼品的购买制作：针对公司重要客户，由公司办公会批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照《礼品采购申请单》（ HYPERLINK PH—106—02）经过审批后由总经理工作部负责采购落实，采购人员必须在2人以上。 日常礼品制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据活动组委会与总经理工作部共同组织设计、制作订购。其审批流程按5.2.2 5.2 礼品入库\领用 所有礼品采购回后由总经理工作部行政主管和接待主管共同验收入库，建立礼品接收与放发台账，每半月盘点一次，盘点结果报财务部门。做到账账相符、账实相符。 价值在200元以下的礼品，按以下程序申领发放： 礼品使用人填写“礼品领用审批单”（ HYPERLINK PH—106—04），部门负责人审核后，报总经理工作部审批； 总经理工作部审核此次赠送是否有重复交叉