某食品公司采购管理流.docVIP

PAGE4 / NUMPAGES5 SJS-B-SY-1 二 级 文 件 版本号：1.0 采购管理流程 制定 审核 批准 日期 日期 日期 2010－04－15发布 2010－07－1实施 目的 为了规范采购流程，控制采购成本，提高采购物料品质，及时高效的为相关部门提供所需物料和服务。 适用范围 本标准适用于公司所有物料和服务的采购。 3．定义 3.1 采购周期：采购物料所需要的时间，从下订单开始到物料到库。 3.2 物料：指与企业正常运营所需的所有物品，如原辅料、设备、办公用品、劳保用品等。 4. 权责 4.1 事业部：制定并公布《物料采购周期表》、执行采购活动、订单跟踪订单、采购结算 4.2 仓库负责通知品控部或相关部门验货。 4.3 品控部或相关部门负责验货 5. 进料检验流程图 请购需求 请购需求 请购单 请购单 审核供应商询价、议价采购下订单 审核 供应商询价、议价 采购下订单 采购签收 采购签收 外出现金采购外出现金采购 外出现金采购 外出现金采购 供应商确认回复 供应商确认回复 送货 送货 不合格 不合格 验收退货验收 验收 退货 验收 合格 合格 采购结算入库入库 采购结算 入库 入库 采购结算 采购结算 6. 进料检验流程的具体作业内容 步骤 工作内容 关键控制节点 工作标准 时 限 制度 1 采购部门根据各种原材物料的实际状况确定其采购周期，经总经理批准后通报各部门 《原材物料采购周期表》 每月修订一次 周期制定的合理可行 特殊产品另外说明 每月5号之前完成 各部门所确定的采购周期，未通报给各部门的，每次罚款10元 2 需求部门根据实际需求，填写《请购单》 《请购单》 根据《请购单》的内容，详细填写请购人、请购日期、物料的规格型号、数量、需求日期以及具体要求等 物流部每周2次 设备部每周1次 行政部每月2次 请购次数在相应的限定周期内，每多请购一次罚款相关部门经理20元 3 《请购单》由部门经理和总经理签字审批 《请购单》的审批 部门经理的审批权限 即时 4 请购人员将《请购单》交到采购部，由事业部经理签收《请购单》 检查 《请购单》填写是否清楚 确保对请购物品的规格型号以及具体要求充分了解，对采购有难度的物品，要求请购人员一起参加采购 审阅采购物品的数量和需求日期，对数量和日期有问题的地方，及时与请购人员沟通。 对采购物品的费用进行估算 《请购单》的第一联交由请购人员保存，留下剩余三联 即时 5 分配采购任务 根据《请购单》安排工作，将第二联交给相关人员，其中采购工程师负责原辅料和设备采购，事业部助理负责行政物品采购，第三联全部交给事业部助理，由其负责跟踪，第四联放事业部经理，做存档。 急需的物品优先采购原则 事业部经理确定采购方式 采购难度大、时间紧的物品经理协助一起采购 即时 6 询 价、比价、议价 《询 价比价议价表》 向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、交货期、地点以及付款方式 同规格产品有几家供应宜均询价 调查是否有其他较有利的代用品 了解供应商的供应能力，是否能按期交货，并保质保量，向供应商索要相关检测报告和证件 7 审 批 事业部经理根据提供的价格以及供应商的资料，确定供应商和采购价格 对采购的数量和交货期与《请购单》不一致时，及时通知请购部门 对采购的价格出现异常时，及时通知请购部门和财务部，重大的要报生产副总 即时 对采购的价格出现重大异常时，没有上报生产副总的，每次罚款20元 8 下订单 《订货单》 在填写订货单时，一定要填写品名、规格、单位、数量、单价、总金额、付款方式、订货时间、交货时间、联系人、联系电话以及供货单位、订货单位，并有双方盖章 如果订货单是传真件，必须在订货单中注明“传真件有效”，且电话确认 订货单必须有事业部经理签字 即时 《订货单》没有供应商盖章的，则每次罚款当事人20元；《订货单》没有及时交仓库的，则每次罚款当时人5元。 9 订单跟踪 《订单时间控制表》 由事业部助理填写《订单时间控制表》，并进行跟踪 没有进行跟踪且造成到货不及时的，每批订单罚款10元。 10 验 货