14前台接待工作规程.doc

护卫工作操作手册—前台接待工作程序 编号：XSD/CZ/HW-14 PAGE PAGE 5 2010年07月01日生效 替代版本： 1.0、目的 为规范前台接待的工作，保障前台接待工作有条不紊的进行。 2.0、适用范围 青岛新时代物业服务有限公司城市桂冠前台接待人员 3.0、职责分工 3.1护卫主管负责每日检查前台接待的工作，确保各项工作按照标准执行。 3.2前台接待负责实施每日工作。 4.0、工作流程 4.1平信分发流程图： 邮局送来平信 邮局送来平信 大堂接待堂验收 大堂接待堂验收 接待员对报纸、信件进行分类 接待员对报纸、信件进行分类 护卫领班替岗，副接待员分发 护卫领班替岗，副接待员分发 按房号派发到用户信箱发现盲信发现信件破损 按房号派发到用户信箱 发现盲信 发现信件破损 重新封好并盖信报章 重新封好并盖信报章 加贴改退批条，著名退信原因并盖信报章 加贴改退批条，著名退信原因并盖信报章 在信件破损登记薄做纪录，交当班主管确认 在信件破损登记薄做纪录，交当班主管确认 4.2、报刊分发流程图 邮局/报社送来报刊 邮局/报社送来报刊 由大堂接待岗接收 由大堂接待岗接收 按用户订阅资料登记整理 按用户订阅资料登记整理 护卫领班替岗，副接待员分发 护卫领班替岗，副接待员分发 在报刊登记薄上做报刊纪录 在报刊登记薄上做报刊纪录 派发给用户发现缺少报刊 派发给用户 发现缺少报刊 联系邮局/报社敦促补问，并把缺少报刊的名称、数量纪录在报刊缺失登记薄上 联系邮局/报社敦促补问，并把缺少报刊的名称、数量纪录在报刊缺失登记薄上 4.3、挂号盲信退回流程图 接待员交回挂号盲信 接待员交回挂号盲信 接待员在挂号信派发薄上签收 接待员在挂号信派发薄上签收 将退信记录在挂号信退信登记薄上 将退信记录在挂号信退信登记薄上 邮递员在挂号信退信登记薄上签收，收回退信 邮递员在挂号信退信登记薄上签收，收回退信 4.4、用户信件太多的处理流程图 用户信件太多或太大 用户信件太多或太大 接待员按房号把信件分检打包，捆扎好后统一存放 接待员按房号把信件分检打包，捆扎好后统一存放 接待员话通知用户或将领邮通知单交给用户，或联系用户领取信件 接待员话通知用户或将领邮通知单交给用户，或联系用户领取信件 用户领邮通知单到大堂领取信件两个工作日后用户仍未领取信件 用户领邮通知单到大堂领取信件 两个工作日后用户仍未领取信件 接待员把信件送至用户办公室，直接交给用户 接待员把信件送至用户办公室，直接交给用户 4.5、用户信件转投的处理流程图 收到已迁离大厦的用户信件 收到已迁离大厦的用户信件 大堂岗在信件上加贴退改批条 大堂岗在信件上加贴退改批条 在批条上写清楚用户新地址并盖信报专用章 在批条上写清楚用户新地址并盖信报专用章 退回邮递员 退回邮递员 4.6、接待流程图 客户来访 客户来访 询问客户访问业户的公司名称及被访人 询问客户访问业户的公司名称及被访人 确认被访业户公司名称及被访人是否符合 确认被访业户公司名称及被访人是否符合 符合 不符合 填写来人来访登记表要求来访人电话通知客户 填写来人来访登记表 要求来访人电话通知客户 通知离开放行 确认 无法确认 通知离开 放行 5.0 质量记录 5.1《挂号邮件收发登记薄 》 XSD/CZ/HW-14F01 5.2《挂号邮件退件登记薄 》 XSD/CZ/HW-14F 5.3《报纸、信件登记表》 XSD/CZ/HW-14F03 6.0 相关支持文件 6.1 《大堂岗管理作业规程》 6.2 《施工人员、闲杂人员管理作业规程》 6.3 《客服员仪容仪表、文明用语规范》 挂号邮件收发登记薄 表号：XSD/CZ/HW-14F01 修改状态：0 替代版本：B 生效日期：2010.07.22 日期 类别 信件号 寄出地 房号 用户签收 派信人 抄信人 邮件退件登记薄 表号： XSD/CZ/HW-14F02 修改状态：0 替代版本：B 生效日期：2010.07.22 日期 信件 类别 信件号 寄信地 房号 派信人签名 信报员签名 退件 原因 邮递员签名 信件、报纸收发登记表 表号: XSD/CZ/HW-14F03 修改状态：0 代替版本：B 生效日期：2010.07.22 日期 类别 房号 用户签收 经手人 备注 早报 半岛/日报/早报 半岛 半岛 半岛/早报 半岛/晚报 半岛 半岛 半岛 早报 半岛 半岛 半岛 早报 半岛 半岛 半岛 半岛 半岛 半