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资料及档案管理
通过对文件收发、批转、处理、起草、标识和可追溯性、审批、保管、归档和记录的收集、编目、查阅、归档、存贮、保管、处理做出规定,实现对文件、记录的有效控制和管理。确保在本项目有关场所使用的文件是有效版本,保证提供工程质量、安全、环保符合规定要求和管理体系有效运行的证据,并为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施提供证明文件。
各单位文件管理流程
记录
记录范围
文件和资料收发;废止记录;施工控制点交接记录;物资采购记录;原材料检验、试验记录;施工过程中各道施工工序的原始记录;设备的检测记录;不合格品、不合格工序的处理记录等。
职责
项目部各职能部门负责本部门各种记录的管理。
成立档案管理领导小组,档案管理由总工直接领导,质检部具体负责,各部门负责人分工的档案管理体制。部门职责如下
质检部
贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。
负责传阅、收集、整理和保存与监理之间往来的文件、信函等原始资料。
建立健全档案工作的规章制度。
负责指导、督促各业务部门的文件材料收集、整理、归档工作。
负责单位、分部、分项工程质量检验评定资料的收集、整理、归档。
负责竣工资料的编制、移交。
工程部
负责开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工计划、施工技术措施、施工月报、设计变更等原始资料的收集、整理、归档。
负责施工图纸的审查、发放及竣工图纸的编制。
负责施工组织设计、施工方案、实施细则的编制、整理、归档、保存。
负责施工日志的审查、整理、归档。
设计施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要的整理、归档。
测量队
负责测量控制网的检测,并将有关资料收集、整理、归档。
负责施工测量资料的收集、整理。
负责构筑物沉降、位移、变形观测记录的收集、整理。
试验室
负责试验资料汇总表和试验原始记录的收集、整理、归档。
负责各种原材料、半成品检验资料的收集、整理、归档。
设备部/物资部
负责各种原材料、半成品出厂合格证、质量保证书等资料收集、整理、归档。
负责设备进场后开箱检验记录的收集、整理、归档。
设备运行记录及重要事故分析处理报告。
综合办公室
负责局、公司来文的收集、整理、归档。
负责声像实物类的收集、整理、归档(工程照片、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、证书、奖品等)。
合约部
工程进度控制文件资料的收集、整理、归档。
投资控制(财务支付月报)等文件资料的收集、整理、归档。
招、投标书、中标通知书、合同文本、竣工决算等资料的收集、整理、归档。
安全部
关于治安、保卫、消防、安全相关规章制度、检查记录的编制、收集、整理、归档。
特殊工种人员证上岗证等资料的收集、整理。
记录的填写
所有记录应当填写完整、字迹清楚、耐久,记录内容应当准确、适时有效、不得涂改;
记录相关责任人必须签名,并注明日期。
记录的标识
记录的编号是记录的主要标识。执行谁编制谁标识的原则,并按《文件控制程序》进行标识。
记录的检索
各职能部门应对所管理的记录分类登记,并建立目录,以便于检索。
记录的贮存和保护
各职能部门应对所管理的记录分类登记,并建立目录,以便于检索。
记录的归档
记录平时使用期间应由责任人妥善保管,防止丢失、损坏;
记录应贮存在通风良好、干燥防潮的地方,要防止虫害、鼠害、变质,保证记录的安全。
项目部形成的记录,待工程竣工后随竣工资料向档案部门归档。
记录的利用
记录的利用按相关规则中有关档案借阅利用的规定执行,作好借阅利用的登记工作。
记录的处置
各职能部门保存的记录需要销毁处理的,经本部门负责人审核,报分管领导批准后,本部门自行处置,并作好销毁记录。
档案管理
项目部的档案主要是指竣工资料,内容包括施工(竣工)图纸、与监理单位往来文件及施工过程中工序质检资料等。
收集范围
反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件,收集齐全,归入建设项目档案。
收集时间
各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
质量要求
字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备;
需永久、长期保存的文件不用易退色的书写材料书写、绘制;
复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合设备标定质量的要求;
录音、录像文件保证载体的有效性;
长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。
档案的移交
在本工程正式通过竣工验收后三个月内向业主提供完整的竣工档案,同时向公司移交一份备案。
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