时间管理与会议管理 一天.ppt

31 外部环境和内心环境 ? 根据美国一份调查资料显示，一个 72 岁的美国人，平均 花在找东西方面的时间有 1 年。 ? 一个人的工作效率受到外环境和内环境双重因素的影响。 –整洁的，有条理的外部环境能够提高效率 –积极、乐观、快乐的情绪也能提高效率 32 办公室的时间管理 ? 简洁就是速度，条理就是效率 ? 简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学 –物以类聚 –东西用毕，物归原处，不乱放东西 –把整理好的东西贴上标签 –好记性不如烂笔头，勤记录 ? 处理文件的三环节 –每份文件处理一次，需要回复的迅速回复 –迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢 –不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等） 33 保持好的心情 ? 情绪会传染，并且产生连锁反应 ? 用你的情绪去感染别人 34 时间管理黄金法则六 积累生活窍门 善用零碎时间 35 “省”出来的时间和“冒”出来的时间 ? 掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间。 ? 善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。 36 时间管理黄金法则七 掌握拒绝技巧 积攒整块时间 37 说 No 是一种力量，也是一种艺术 ? “拒绝”是一种“量力”的表现。 –有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你 不妨对请托者提出适时的建议。 ? 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 –倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是 不合理的、不明智的。 38 接受请托之前的思考 ? 接受请托之前不妨先先问问自己： –这种请托是属于我的职责范围内吗？ –对实现我的目标有帮助吗？ –如果接受它，将付出什么代价？ –如果不接受他，则需承担什么后果？ 经过这一番“成本——效益分析”之后， 你就可以决定取舍了。 39 减少被打断的机会 ? 寻找相对独立的空间 ? 制造相对独立空间 – 挂牌：除特急事情，请在下午 4 点后找我 – 戴耳机：音乐声音不要太大，能盖住外界的噪音就可以 ? 主动出击，主动汇报，主动协调 ? 把重要事情安排在不会被打断的时间 – 每天早晨 1 个小时的读书时间 40 时间管理黄金法则八 咨询专人专线 花钱赢得时间 41 用好资源办大事 ? 专人 –好朋友（可交心的朋友） –顾问 –扩大社交层面 ? 专线 – 114 ， 160 –中央图书馆 – Internet 图书馆 ? 购买他人成功的经验 –听演讲，看书评 ? 雇佣他人做事 –写书的计划 ? 用钱赚钱 –不动产投资 –实业投资请专才 42 时间管理黄金法则九 管好业余时间 不断进取自励 43 享受平衡人生 ? 再忙，也要留给自己思考的空间 ? 让亲人和朋友感受你的温暖 ? 保持良好睡眠，偶尔打个盹 ? 体验生活，享受娱乐 –参加具有创造性的活动 –锻炼身体，参加一些户外活动 44 为什么“知易行难”？ ? 挑战自我舒适区 ? 改变习惯的三个阶段 – 1~7 天： 导入期 有意识，不自然 – 7~21 天： 适应期 有意识，自然 – 21~90 天： 养成期 下意识，自然 45 案例分析：任经理的一天 46 一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理 今日主题 47 会议的困境 ? 平均一生中 9000 小时的会议 ? 每年企业中 30% 在开会 ? 中层管理人员开会时间超过 35% ? 高层管理人员开会时间超过 50% ? 全美每天开会人数超过 1000 万 ? 年人事费用的 7%-15% ? 无效会议损失人均 800 美元 / 年 一、会议功能和目的 48 ? 开展有效的沟通 ? 资讯传达 ? 监督员工的工作进展 ? 达成协议 , 解决问题 ? 决策和资源共享 ? 开发创意 ? 激励员工士气 ? 巩固经理人的地位 会议的目的 49 ? 经理联络会 ? 主管联络会 ? 部门内联络会 ? 班长联络会 ? 早会 汇报型会议： ? 周会 ? 月度总结会 ? 品质管理会 评审型会议： ? 质量管理体系 评审会 ? 产品认证会 教育型会议： ? TPM （全面生产 管理）指导会 ? TPM 专题教育