制度类文件管理规定(最具操作性的程序类文件操作方法).pdfVIP

学 海 无 涯 程序类文件管理规定 第一章 总则 第1条 目的 为规范公司程序类文件的管理，制定本制度。 第2条定义 程序类文件是指依据公司的质量体系的程序文件而制定的制度、办法、规定、手册、细 则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件。 第3条 内容 本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实 施、修订、作废等。 第4条适用范围 本规定适用于公司程序类文件，包括：制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等。 第5条职责 1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写，其他部门提供相关配合。 2. 综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电 子版本文件的维护。 3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。 4. 文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核，总经理负责批准。 第二章 程序类文件格式 第6条字体 程序类文件的标准字体为宋体。 第7条封面 封面包括：文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本 号、页码，以及修订说明。页尾有制定人 、审核人、批准人的签署。封面表格中的字体采 用宋体小四号。封面格式见附件一。 第8条文件标题 各种程序类文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；标题和正文之间空一行。 文件的标题使用“XXX 的管理规定（办法、制度）”等字样。 第9条文件内容序号 对文件内容较为复杂的程序类文件，序号的层级为“章、条、数字、（数字）”；对文件 内容、结构较为简单的程序类文件，序号的层级为“条、数字、（数字）” 。所有的序号均 1 程序类文件管理规定 XX/P/ZH/001[2012] －00 生效日期2011.09.01 学 海 无 涯 用阿拉伯数字。 第10条正文字体 使用“章”为序号的，其序号及标题均为宋体小四号字，加粗。使用“条”为序号的， 其序号为宋体小四号字，加粗；其标题及正文，均为宋体小四号字，不加粗。正文前如有填 写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗。 第11条使用 “条”为序号的，其后如果是小标题，则小标题后不带标点符号，直接回 车换行。如没有小标题，直接书写正文。 第12条行距、段落间距 文件全文行距设置为1.5倍行距，段落之间的间距为零，各条款中的小标题无须空行。 第13条缩进 段落设置为首进缩进（2 个字符）。 第14条页面设置 页边距上下均为2.54 厘米，左右为3.17 厘米，页眉距边界为 1.5 厘米，页脚为 1.75 厘米。 第15条页眉页脚 页眉内容及格式：“XX 公司程序类文件”左空一字；“第X 页共Y 页”右空一字。上述 内容在同一行。页脚格式均为应包括以下内容：文件名、文件编号、版本号、生效日期（正 文之后附件和表格不编页）。页眉、页脚均使用宋体五号字，居中。页眉顶端距离1.5CM， 页脚底端距离1.5CM。 第16条 图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，小四号字体。图表内容中，标题栏需要 宋体，小四号字体。其他文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，五号 字体。 第17条落款 文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗。 第三章 程序类文件基本内容 第18条程序类文件应包含如下基本内容 目的：程序类文件实施所要实现的管理目标； 主要内容：应使用“本制度对XX、XX(文件的关键控制点)进行了规定”或与之类似的 字样； 适用范围：适用的部门或业务； 部门职责：包括归口管理部门即程序类文件的执行或监督、检查部门，及其他部门的相 关职责；