002外来文件控制程序.docVIP

东莞市XXX金属材料有限公司 文件编号：XKH-QP-002 文件名称：外来文件控制程序 版 本 号 B.0 A.0版生效期 2008-01-01 B.0版生效期 2009-11-09 制 表 批 准 修改内容 东莞市XXX金属材料有限公司 编号：XKH-QP-002 版本：B.0 文件名称: 外来文件控制程序 页数:1/2 日期：2009-11-09 目的 本文件规定了外来文件的控制程序,使外来文件在本公司内部的传递和使用过程得到有效控制. 适用范围 公司内部使用与质量控制有关但不转化成内部文件的外来文件如: 客户机械图 客户磁盘文件 客户技术规范 客户质量文件 法定机构文件 权威机构文件 供应商提供的产品标准及技术要求 职责 3.1 营销部负责接收客户文件及给文件编号. 3.2 其他部门负责将接收的属于本文件控制范畴的文件转交文控中心登记. 3.2文控中心负责外来文件的保管、发放、回收和处理工作. 4.0 作业内容 4.1 客户提供的外来文件由文控中心逐一对其相关内容进行检查,如不符合要求等问题,由营销部与客户确认并处理. 4.2 外来文件经文控中心验收后,报部门主管确认,然后有文控员统一给书面文件加盖“外来文件”章，并登记于《外来文件收发记录表》上. E-mail客户文件可由文控中心统一放于File目录下进行分类保存. 4.3 外来文件的发放及回收 4.3.1 外来文件发放时,在文件复制件上盖“外来文件” 章或“外来文件”标签并编写发放代号,文件接收部门的领取人需在《外来文件收发记录表》上签字.客户提供的机械图纸文件由营销部转化成公司文件发放相关部门. 4.3.2 对于ISO9000标准及法规方面的文件为管制文件，不纳入分发控制范围。 4.4 外来文件的修改 4.4.1 对外来文件进行修改时,修改人需作好书面记录,经原审批部门主管或经理同意后, 东莞市XXX金属材料有限公司 编号：XKH-QP-002 版本：B.0 文件名称: 外来文件控制程序 页数:2/2 日期：2009-11-09 在外来文件上作出相应标注,或附上相关的修改性资料,如涉及需回收,而分发新的文件代替旧文件时,按上列4.4作业,并回收作废(或旧版)文件. 4.4.2 对国家法定法规及国家标准由文控中心跟进、更新,必要时按程序要求分发到相关部门. 4.5 外来文件与公司内部的受控文件 4.5.1 等效使用内容有冲突时,选择顺序为: a. 国家法令、法规 b. 客户要求 c. 公司文件要求 d. 相关国家、国际标准 5.0 相关文件和记录 《质量文件控制程序》 《外来文件收发记录表》