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商务函的格式及范文格式
商务信函属于商务礼仪文书范畴, 是指企业与企业之间, 在各种
商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。 其主要作用是在商务
活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联络商务事宜、沟通和洽
商产销 ; 询问和答复问习题、 处理详细交易事项。 其品种包括联络函、
推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一) 语气白话性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一
种情感交流。人都是感性的,所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔” ,信函读起
来使人感到非常热情、友好,就像朋友之间的谈话那样简单、自然、
人性化。无论是歉意的道歉函,还是善意的劝说函,或者购买函,完
全可以通过信函中的语气、语调来表现。
( 二) 内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。 商务信函不需要用华美的词句。 所
1
以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。用简洁朴实的
语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或
者详细的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语准确,
使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。
( 三 ) 态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么,都要带着诚意去
说。把写好的商务信函拿起来读一遍, 确保假如此时对方正在电话中
与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼
貌,其实不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为别人考虑,多
谅解对方心情和处境的态度。
( 四) 主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围
绕公务,突出主旨。
( 五) 格式标准性
商务信函构造类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。外贸商
务函、 电的写作则必须按照国际惯例, 用英语或对方国家所使用的语
2
言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言标准和习惯。
( 六) 地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书, 反映双方平等、 互惠互利
的关系。商务信函的写作应互相尊重,以礼相待。
( 七 ) 要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的, 每封信函都是一定时限
内的双方意愿的明确表达。因此,接收对方的信函后必须及时回复。
目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、 电子邮件等快速传递形
式,以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成:信头、正文、信尾。
( 一) 信头
信头即信函的开头,由发信人名称及地址、题目、函号、称谓、收信
人地址和单位等组成。
1. 发信人名称及地址
3
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。 还包括
电话号码、电报挂号、专用电码、 电传、传真、网址等商务联络信息。
2. 题目
作为商务信函, 它与一般的普通信件不同, 只要不是企业单位个人与
个人之间的交流, 商务信函一般可以有题目。 题目位置在信文首页卜
方,居中书写,其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中
心,使收信人通过题目就对信文的主要内容有大致的了解。 常见的商
务信函题目有以下两种形式:
(1) 由事由加文种名称“函”构成,如“关于要求承付打印机货款的
函”、“推销函”、“订购函”、“索赔
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