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如何正确使用公文格式中的“主题词”
如何正确使用公文格式中的“主题词”
主题词又叫关键词。 它是指公文中代表其内容特征的、 最能说明问题的、 起关键作用
的词。主题词是办公现代化的产物,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国
共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确
指出,上报的公文,应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此,任何单位在
上报公文时,除了参照自身的公文主题词表外,更要按照上级机关的主题词表来进行标注;
如是下发公文,还得使用自身的主题词表。
从数量上来看,一份公文除类别词外,最多不超过 5 个主题词。以《国务院公文主题
词表》为例, 选用主题词的原则和方法是:从“类别词”到“类属词” ,从内容到形式。 《国
务院公文主题词表》 把 “词表分为三个层次。 第一层是对主题词区域的分类, 如 ‘综合经济’、
‘财政、金融’类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如‘工交、能源、邮电’
类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”从这个意义上看, 类别词有点儿类
似于公文内容所在的行业划分 。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分
有综合经济,工交、能源、邮电,旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等 13
类。第二层是对 13 类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分
为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词,首先就要找到
公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报,要标注主题词,首先
就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”( 这一层分类只起引导作用,要选用
的主题词还在下面 ),然后再在下面找到 第二层所在的“党派团体”。这就是类别词 ,也是
我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符
的“妇女”、“儿童”,这就是“类属词”,也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个
主题词。 再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词的类别
词是“文秘工作”,它的第一层分类是“秘书、行政”; “类属词”是“文秘工作”下的“公
文”。 类属词一般就在类别词(第二层)下。 它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国
务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,标注的第二个主题词是“公文”。
这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根
据需要,可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,
标引的类别词是“农业”,类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九
五”期间深化科技技术体制改革的决定》,类别词是“科技”,但类属词“体制”却在“民
政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面,“改革”在“综合经济”下的“经济管理”
这个类别词下面。
如果一份文件有两个以上的主题内容, 可先集中对一个主题内容进行标引, 再对第二
个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关
问题的通知》,便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再在这个类别词下找
到类属词“企业”、“破产”;然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再在“劳
动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。
当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢?这时, 你可以在类别词
中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面,并在该词后面
加“ ?荭”以便区别。
相对来说, 标注类属词难度最大。 它首先要求标注者必须
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