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{经营管理制度}进出口贸 易作业标准化手册例 二、进出口贸易作业标准化手册(范例B) □组织系统 详见组织系统图。 组织系统图 □业务流程 1.新产品开发(样品收集) 。 2.客户开发。 3.客户询价(电报、信件、电报处理) 。 4.报价。 5.订单确认。 6.开立境内订单。 7.生产督促及L／C 催开。 8.出货。 9.押汇(出货通知) 。 10.付款。 □业务处理细则 1.新产品开发(样品收集) (1)业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料： ①临时编号。 ②品名、规格、包装。 ③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。 ④开发成本。 ⑤预估生产成本。 ⑥制造商报价。 ⑦可能销售对象及地区。 ⑧预估售价。 ⑨预估毛利。 (2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发 价值分为 A 、B 、C 三类，A 类为极具开发价值，B 类为有开发价值，C 类为无开发 价值。 (3)经评估列为A 、B 类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照 存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为 C 类之产品， 产品卡列入次品档，样品存放次品室。 (4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出 检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。 (5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即 1995 年 6 月 10 日开发的产品，临时编号为950610 。若同一日开发数种新产品，则于 第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新 产品之临时编号相同。 (6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……， 第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A 、B 分别代表 A 类产品或 B 类产 品。 ②第一位数填 1 代表第一位数填 6 代表 〃2 〃〃7 〃 〃3 〃〃8 〃 〃4 〃〃9 〃 〃5 〃 ③第二位数填 1 代表 〃2 〃 〃3 〃 〃4 〃 〃5 〃 〃6 〃 〃7 〃 〃8 〃 〃9 〃 2客户开发： (1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内 容包括： ①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件) 。 ②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。 ③介绍新产品(邮寄新产品目录) 。 ④刊登广告、邮寄开发信。 ⑤其他。 (2)客户开发应选择 A 类产品，并配合季节性需求。 (3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职 责列入个人工作计划。 3.客户询价(电报、信件、电话处理) (1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期， 并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登 记于收文簿(附件4) ，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并 将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。 (2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信 件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。 (3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。 (4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处 理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归 入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。 4.报价： (1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商 后，挑选产品 ITEM ，呈经理审核后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价 单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。 5.订单确认：