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{财务管理盘点管理}盘点 作业的步骤与办法 图4-1 盘点作业的步骤 (1)事先准备 盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程度， 为了使盘点得在短促的时间内，利用有限的人力达到迅速确实的目 标，事先的准备工作内容如下： (a)明确建立盘点的程序方法 (b)配合会计决算进行盘点 (c)盘点、复盘、监盘人员必须经过训练 (d)经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单 (e)盘点用的表格必须事先印制完成 (f)库存资料必须确实结清 (2)盘点时间的决定 一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实 施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难经 常为之。事实上，导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程， 可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬 运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。 所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实 施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下，我们 既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制， 因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如， 在有建立商品别 ABC 管理的公司，我们建议： ·A 类主要货品：每天或每周盘点一次 ·B 类货品：每二、三周盘点一次 ·C 类较不重要货品：每月盘点一次即可 而未实施商品别ABC 管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高 单¤之货品增加其盘点次数。另外注意的，当实施盘点作业时，时 程应尽可能缩短，以 2￣3 日内完成较佳。至於选择的日期一般会 选择在： (a)财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。 (b)淡季进行──因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相 对降低，且调动人力较为便利。 (3)决定盘点方法 因盘点场合、求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况的 产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细节 於下节中加以叙述。 (4)盘点人员之组训 为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於 由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘 点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份： (a)针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程 序、表格的填写必须充份解，工作才能得心应手。 (b)针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与 监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识， 以利盘点工作之进行。 (5)储存场所之清理 (a)在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已 验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序 属厂商，应划分清楚避免混淆。 (b)储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。 (c)储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。 (d)预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。 (e)帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。 (f)储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发 现问题并加以预防。 (6)盘点工作 盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正 确性，除人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强导与监督。 (7)差异因素追查 当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主 因。其著手的方向有： (a)是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。 (b)是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。 (c)是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。 (d)盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差内。 (e)盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责， (f)